EZD PARTNER

Obowiązek wdrożenia EZD RP, KSeF i automatyzacja obiegu faktur – jak przygotować się na nadchodzące zmiany?

Zespół EZD Partner — Wed, 30 Jul 2025 18:37:36 +0000

Obowiązek wdrożenia EZD RP, KSeF i automatyzacja obiegu faktur – jak przygotować się na nadchodzące zmiany?

Obowiązek wdrożenia EZD RP i integracja z KSeF to jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji w administracji publicznej. Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe, a wiele jednostek stanie przed wyzwaniem wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) i automatyzacji obiegu faktur kosztowych.

Co znajdziesz w tym artykule?

Dobre praktyki związane z obiegiem faktur kosztowych,
Jak efektywnie zautomatyzować cały proces obiegu faktury kosztowej, zintegrować nowe rozwiązania z dotychczasowymi systemami i jakie scenariusze warto rozważyć w zależności od specyfiki danej jednostki ,
Poznasz nasze podejście modelowe, które wykorzystuje system klasy BPMS – Flowspark.One

Przyjęty 17 czerwca 2025 projekt ustawy wprowadzający obowiązkowe korzystanie KSeF od 1 lutego 2026 to dobra okazja, aby przygotować się do wdrożenia.

Jeśli szukasz sposobu, by nie tylko spełnić nowe wymogi, ale także przyspieszyć i uprościć codzienną pracę – ten artykuł jest dla Ciebie.

Obowiązek wdrożenia EZD RP a KSeF

Na chwilę obecną (lipiec 2025) EZD RP nie posiada interfejsu umożliwiającego podbieranie faktur z KSeF. Możemy zakładać, że taki interfejs pojawi się w najbliższych miesiącach i będzie dostępny przed wspomnianym wcześniej terminem. W rezultacie, po integracji, to co pojawi się w skrzynce odbiorczej KSeF, znajdzie się również w EZD RP.

Czy to zaspokoi potrzeby jednostek na sprawny obieg faktury kosztowej?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, która sprawdzi się w każdej jednostce. W naszej ocenie, tam gdzie obecnie funkcjonuje wyłącznie papierowy obieg dokumentów, wdrożenie dowolnego systemu elektronicznego przyniesie wyraźną poprawę. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku instytucji, które już wcześniej zainwestowały w system obiegu faktur – one staną przed wyzwaniem integracji dotychczasowych rozwiązań z platformą EZD RP.

W zasadzie możliwe są trzy scenariusze:

Obieg faktury wdrażamy w EZD RP i rezygnujemy z obecnego systemu.
EZD RP będzie interfejsem do KSeF a faktury będą dalej przekazywane do obecnego systemu obiegu dokumentów.
Obecny system obiegu dokumentów będzie interfejsem do KSeF, proces akceptacji będzie przebiegał jak obecnie, a dodatkowo pobrane dokumenty zostaną zarejestrowane także w rejestrach EZD RP dzięki odpowiednio wykonanej integracji.

Wybór scenariusza będzie zależał indywidualnych uwarunkowań jednostki organizacyjnej. Jeżeli potrzebujesz konsultacji w zakresie integracji z EZD RP, skontaktuj się z naszym zespołem doradców.

Nasze rozwiązanie modelowe.

Realne korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów pojawiają się wtedy, gdy cały proces odbywa się w środowisku cyfrowym – bez udziału papieru. Kluczowym warunkiem jest to, by system informatyczny umożliwiał opisanie faktury tymi samymi danymi, które dziś wykorzystywane są przy opisie ręcznym, jednocześnie eliminując lub ograniczając ryzyko błędów po stronie użytkownika.

W naszym modelowym podejściu rekomendujemy wykorzystanie systemu klasy BPMS – Flowspark.One. To rozwiązanie w pełni zintegrowane z EZD RP, które dodatkowo można połączyć z większością systemów finansowo-księgowych wykorzystywanych w jednostkach sektora publicznego.

Dzięki takiemu rozwiązaniu:

Faktury z systemu EZD RP automatycznie znajdą się w systemie Flowspark.
Flowspark umożliwi zdefiniowanie dowolnych schematów akceptacji.
Faktura może zostać opisana szeregiem parametrów, m.in.:
- Dział/rozdział/paragraf,
- Klasa i kategoria zadaniowa,
- Pozycja z budżetu
- Pozycja z planu zamówień,
- Związek wydatków z działalnością jednostki,
- Powiązanie z postępowaniem lub umową,
- Inne dane obowiązujące w Twojej jednostce
Opisana faktura zostanie wyeksportowana do systemu finansowo-księgowego.

W trakcie obiegu faktury w systemie Flowspark.One, wszystkie dane opisowe pobierane są ze zdefiniowanych słowników wewnętrznych lub – w razie potrzeby – bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego. Dzięki temu, możliwe jest całkowite wyeliminowanie arkuszy Excel i opisów ręcznych z procesu opisu dokumentów, co znacząco ogranicza ryzyko błędów oraz usprawnia i przyspiesza pracę użytkowników.

Obieg faktur to za mało?

Zgodnie z poniższym diagramem, jeżeli proces akceptacji faktur odbywa się w proponowanym przez nas systemie BPMS, to może on łatwo zostać rozbudowany i zintegrowany z nowymi funkcjonalnościami (modułami), np. z rejestrem (obiegiem) umów albo budżetem. W takiej konfiguracji, w wyniku rejestracji i opisania faktury, samoczynnie wyliczone zostanie wykorzystanie umowy lub budżetu. Oczywiście Flowspark.One będzie pilnował, aby zarówno kwoty umowy jak i budżet nie zostały przekroczone.

Podsumowanie

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to doskonała okazja, by pójść o krok dalej i w pełni zautomatyzować obieg faktur kosztowych. Skoro faktury będą trafiać do jednostek już w formie elektronicznej, nie ma potrzeby ich ręcznej rejestracji, skanowania czy stosowania narzędzi OCR.

Z perspektywy efektywności procesów, najgorszym rozwiązaniem byłoby… wydrukować dokument i kontynuować jego obieg w tradycyjny sposób – z biurka na biurko, z podpisem na papierze.

Mamy duże doświadczenie w projektach optymalizacji procesów w administracji – w tym w zakresie obiegu faktur kosztowych.

Import danych kontrahentów do systemu EZD RP – co warto wiedzieć zanim zaczniesz?

Zespół EZD Partner — Wed, 25 Jun 2025 08:00:06 +0000

Migracja i integracja danych kontrahentów w EZDRP – co warto wiedzieć zanim zaczniesz?

W tym artykule przekażemy ci kilka wskazówek jak przygotować dane kontrahentów zanim rozpoczniesz ich migrację do EZDRP.

Jeżeli Twoja organizacja planuje wróżyć system EZD RP za pewne jednym z wyzwań na które napotkasz będzie migracja danych kontrahentów z obecnego systemu EZD lub z systemów dziedzinowych. Migracji tej możesz dokonać przez dostępne API dla integratorów.

Pozbądź się zdublowanych danych

W dobie cyfryzacji i integracji systemów IT, jakość danych staje się kluczowym czynnikiem wpływającym na sprawność operacyjną. Jednym z najczęściej spotykanych, a jednocześnie niedocenianych problemów w organizacjach jest duplikacja danych kontrahentów w systemach informatycznych.

Na czym polega problem zdublowanych danych kontrahentów?

Duplikaty danych to sytuacja, w której ta sama firma (lub osoba) występuje wielokrotnie w bazie danych, często pod nieco inną nazwą, adresem, NIP-em lub z niepełnymi informacjami.

Przykłady:

„ABC Sp. z o.o.” i „ABC Sp. z o.o., Warszawa”,
Ten sam NIP, ale inny zapis nazwy (np. różnice w wielkości liter, skróty),
Zmienione dane kontaktowe, lecz brak aktualizacji głównego rekordu.

Skutki zdublowanych danych w praktyce

Błędy w korespondencji wychodzącej – możliwość wysyłki do nieprawidłowego kontrahenta lub wysyłka na zły adres
Problemy w wyszukiwaniu – wyszukując sprawę kontrahenta należy często przeszukać sprawy kontrahentów o podobnych (zdublowanych) nazwach
Ryzyko zgodności z RODO – przechowywanie tych samych danych osobowych w wielu miejscach może prowadzić do naruszeń przepisów o ochronie danych.

Co może Ci pomóc przy zdublowanych danych?

Przygotowanie kartoteki z jednym kontrahentem posiadającym wiele adresów. W systemie EZD RP istnieje możliwość stworzenia kartoteki zawierającej więcej niż jeden adres fizyczny, ePuap czy e-doręczeń do tego samego kontrahenta.

Przygotuj właściwy format danych

EZD RP pomaga w zachowaniu dobrej jakości danych poprzez mechanizmy zabezpieczające przed powstawaniem duplikatów. Są to np.słowniki imion i nazwisk, mechanizm wykorzystania bazy adresów TERYT lub weryfikacja czy dany adres ePuap lub e -doręczenia nie jest wykorzystywany już przy innym kontrahencie. Podczas zasilania danymi poprzez API, EZD RP stawia szczegółowe wymagania dla formatu importowanych danych. Oto najważniejsze z nich:

Adresy pocztowe powinny być zgodne ze strukturą adresów w rejestrze TERYT. Dane podczas importu są weryfikowane. Jeżeli wykryta zostanie niezgodność to adres nie zostanie dodany do bazy. Jeżeli adres pocztowy był jedynym adresem kontrahenta, to w takim przypadku, także kontrahent nie zostanie dodany.
Obligatoryjny adres. Każdy kontrahent powinien mieć przynajmniej jeden adres ePUAP, e-doręczania, email lub pocztowy. Kontrahent beż żadnego adresu nie zostanie dodany do EZD RP
Imiona i nazwiska zgodne ze słownikiem. EZD RP posiada wbudowany słownik imion i nazwisk, na wzór książki telefonicznej. Jeśli imię lub nazwisko, które chcemy przenieść nie występuje w słowniku w EZD RP musimy dodać je ręcznie za pomocą interfejsu graficznego. Ze względu na dużą ilość wpisów w słowniku zazwyczaj nie należy się spodziewać problemów w tym miejscu.

Podsumowanie

Poprawność danych kontrahentów jest jednym z najbardziej kluczowych czynników decydujących o powodzeniu migracji lub integracji za pomocą API. Należy tu uwzględnić dwie płaszczyzny:

Operacyjną – przejście do systemu EZD RP może być dobrą okazja do wyczyszczenia danych.
Techniczną – dane niezgodne z wymaganiami API EZD RP zostaną odrzucone.

Dlatego przed przystąpieniem do migracji niezbędne jest odpowiednie przygotowanie danych. Audyt danych oraz przygotowanie do migracji możesz wykonać samodzielnie lub zlecić specjalistom z EZD Partner.

Dobra rada na koniec – nie zwlekaj przygotowaniem danych do ostatniej chwili. Zazwyczaj, zajmuje to dużo więcej czasu niż na początku się wydaje.

Obowiązek wdrożenia systemów klasy EZD od dnia 1 stycznia 2028

Zespół EZD Partner — Thu, 19 Jun 2025 16:23:57 +0000

Obowiązek wdrożenia systemów klasy EZD od 1 stycznia 2028 – nowa era w zarządzaniu dokumentacją.

Co się zmienia?

Z dniem 1 stycznia 2028 roku wejdzie w życie obowiązek stosowania systemów klasy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) w jednostkach sektora publicznego. Wymóg ten wynika z nowelizacji przepisów dotyczących cyfryzacji administracji publicznej i ma na celu pełne przejście z obiegu papierowego na obieg elektroniczny w procesach związanych z dokumentowaniem i archiwizacją spraw urzędowych.

Kogo dotyczy?

Obowiązek dotyczy wszystkich jednostek administracji publicznej, w tym:

urzędów gmin i miast,
starostw powiatowych i urzędów marszałkowskich,
jednostek organizacyjnych podległych samorządom i administracji rządowej,
sądów i prokuratur,
instytucji publicznych (np. szkół, szpitali, instytucji kultury).

Czym jest system EZD?

System klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to narzędzie informatyczne służące do:

tworzenia, obiegu, przechowywania i archiwizowania dokumentów w formie cyfrowej,
prowadzenia spraw urzędowych w sposób transparentny, uporządkowany i zgodny z przepisami prawa,
integracji z eDORĘCZENIA i innymi platformami elektronicznymi państwa.

Wdrażany system musi być zgodny z wytycznymi NDIP (Narodowego Dziennika Interoperacyjności i Przechowywania), spełniać standardy bezpieczeństwa oraz umożliwiać łatwe odwzorowanie procesu zarządzania dokumentacją w środowisku cyfrowym.

Dlaczego to jest ważne?

Wprowadzenie EZD to nie tylko obowiązek prawny, ale również:

podniesienie efektywności pracy urzędów,
redukcja kosztów związanych z drukiem i archiwizacją dokumentów papierowych,
poprawa transparentności działania administracji,
lepszy dostęp do informacji dla obywateli,
ochrona danych zgodna z RODO i przepisami krajowymi.

Jak przygotować się do wdrożenia EZD RP od strony organizacyjnej?

Instytucje publiczne powinny:

Zidentyfikować aktualne procesy zarządzania dokumentacją i ocenić ich gotowość do digitalizacji.
Przeszkolić pracowników z zakresu obsługi nowego systemu i zmian w procedurach.
Dostosować politykę archiwalną i przygotować dokumentację zgodną z wymogami cyfrowymi.

Szerzej o tym jak przygotować jednostkę do wdrożenia EZD RP znajdziesz tutaj.

Bardzo ważne są także aspekty techniczne o których piszemy na naszej stronie. O przenoszeniu danych kontrahentów piszemy w tym wpisie.

Co grozi za brak wdrożenia?

Niewdrożenie systemu klasy EZD po 1 stycznia 2028 roku może skutkować:

naruszeniem przepisów prawa, co może prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej,
problemami z kontrolami ze strony organów nadzorczych (np. NIK, archiwa państwowe),
brakiem interoperacyjności z centralnymi systemami państwa, co może utrudnić lub zablokować wymianę dokumentów.

Podsumowanie

Rok 2028 przyniesie przełom w sposobie działania administracji publicznej w Polsce. Obowiązkowe wdrożenie systemów klasy EZD to krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego państwa, w którym dokumenty przestają być papierowe, a stają się częścią bezpiecznego i dostępnego ekosystemu cyfrowego.

To dobry moment, by rozpocząć przygotowania – zanim obowiązek stanie się rzeczywistością.