テレワークで企業の情報セキュリティ基準を満たしつつ、業務効率を最大化するには

テレワーク（リモートワークとも）はすっかり社会に浸透しました。特定の曜日や特定の日数についてテレワークを取り入れているケース、特定の部門や職務で採用しているケース、従業員それぞれの希望に応じてテレワークかオフィス出社かを選択できるケース、勤務地の指定がなくフルリモートのケースなど、多様な勤務スタイルが見られます。

様々な企業がテレワークに必要な業務環境を整えていますが、当然重要視されるのが情報セキュリティの確保です。総務省もテレワークにおけるセキュリティ確保を呼びかけています。しかし、リスクを排除するための対策は、しばしば不便さにつながります。例えば、セキュリティ強化のためにアクセスできるウェブサイトを限定すると、特定の場面で利用しようとしたときにアクセスできない、といった不都合が発生するかもしれません。アクセス許可の申請フローを整備したり、その対応業務が発生するなど、セキュリティ対策のための工数も増加してしまいます。

テレワーク環境での業務は、集中して作業できることで業務効率が向上する、ワークライフバランスが改善されることで業務へのモチベーションが向上する、といったポジティブな効果が期待できます。業務効率改善の効果が最大限発揮されるよう、テレワークを支えるツールの整備が大切になってきます。

便利さと利用可能性を両立するツールが、テレワークには必要

ビジネスにおいて、情報共有は重要なタスクの一つです。デジタル化の進展により、情報共有にはオンラインツールが欠かせませんが、特にテレワーク環境では必須と言えるでしょう。こうしたオンラインツールは、情報漏洩などのリスクが最小限になるよう、安全性が保たれていることが求められます。そのため企業は、自社の情報セキュリティ基準を定め、その基準を満たすツールを選定、採用します。自社の情報セキュリティ基準を満たさないツールは、テレワーク環境においても利用すべきではありません。

また、社内だけでなく社外のメンバーを含む混成チームとして業務を進める場面では、オンラインコミュニケーションツールへ社外メンバーを招待するのが難しい、という問題も珍しくありません。社内ルールによる制約だけでなく、先方のルールや都合によって、アカウント取得に消極的になってしまう、という事態もあり得ます。リスクをどう判断するかの差異、あるいは情報リテラシーの差異によって、理解を得にくいケースもあるかもしれません。

こういった事態に対応するためには、オンラインコミュニケーションツールが、社内外を問わずメンバーの参加しやすいものであることや、アカウント登録不要であること、などが求められます。

セキュリティチェックの厳しい企業にも認められるバーチャルオフィスツール「ovice」

リモート勤務をスムーズに行うコミュニケーションとコラボレーションのためのツールとして、多くの企業でバーチャルオフィスツール「ovice（オヴィス）」が導入されています。ツールの選定を比較的慎重に行う大手企業においても、oviceは数多くの利用実績があります。

選ばれている理由は、リモート環境でもコミュニケーションが取りやすくなるといった特長だけではありません。大手企業の基準をパスするセキュリティ面の仕様や安心感も大きな要因となっています。

例えば、

データの送受信機能がついていない
会話のログが残らない
ユーザーのホワイトリスト設定が可能
スペースのパスワード設定が可能

といった特長があり、オンラインコミュニケーションにおける懸念事項をクリアする仕様となっています。

その結果、社内だけでなく取引先や顧客など、外部の人とのやり取りでも安心して使えると評判です。実際に導入いただいている企業の事例をご紹介します。

事例1. キヤノンマーケティングジャパン株式会社

キヤノングループのキヤノンマーケティングジャパンでは、同社の営業支援チームと営業チームのコミュニケーションの場としてバーチャルオフィスツール「ovice」を利用しています。

セキュリティ要件を満たしつつ、リモートでの業務の生産性向上とコロナ禍における連携対応力低下の課題をクリアすること、その上で、対面できめ細やかな営業支援がリモートでもできる体制を作るために「ovice」を導入。ビデオ会議ツールの場合は、会議設定のリンクを共有し開催するため、早くても一分程度の時間を要していたそうですが、バーチャルオフィスを利用することでこうした手順も不要になりました。

oviceでは同じバーチャル空間にいる相手を見つけて近寄ればよいので、声がけやコミュニケーションを数秒でできるようになったそうです。あらかじめ部門ごとの座席ゾーンを明確にする運用で、相談や連携したい部門・相手をすぐ探し出せるような空間設計の工夫もしています。

キヤノンマーケティングジャパンでのovice活用は、事例記事をご覧ください：

▼参考
ovice活用事例 | “密でスピーディなコミュニケーション”が実現バーチャルオフィス導入で事業推進力を高めるキヤノンマーケティングジャパン

図版キヤノンマーケティングジャパンのoviceを使ったバーチャルオフィス — ▲キヤノンマーケティングジャパンのoviceを使ったバーチャルオフィス

事例2. 住友三井オートサービス株式会社

住友三井オートサービス株式会社の人事部は、oviceがウェブブラウザーから利用できる仕様が、同社で導入する決め手の一つとなったと話します。

ブラウザーさえ用意すればoviceにアクセスできるため、オンラインからソフトウェアをダウンロードする必要がありません。そのため、導入時のセキュリティチェックにかかる工数も抑えられたそうです。

また、oviceは日本発のサービスということで、海外ベンダー製のサービスに比べてサポート面でも安心できる点も判断材料として大きかったとのこと。

住友三井オートサービスでのovice活用は、事例記事をご覧ください：

▼参考
ovice活用事例 | 人事部でのovice活用オンライン時代の採用や研修をバーチャルオフィスでアップデート

図版出社し始める時間帯の、住友三井オートサービスのoviceを使ったバーチャルオフィス — ▲出社し始める時間帯の住友三井オートサービスのoviceを使ったバーチャルオフィス

事例3. 株式会社テプコシステムズ

株式会社テプコシステムズでは、2022年9月から全社でoviceを利用しています。きっかけはリモートワークに移行して直面したコミュニケーション不足です。

リモートワークへ移行したことにより、部下が今どんな仕事をしているのか、行き詰まっていないかなど、チームメンバーがどのような状態にあるのか上司から見えないことが課題でした。そこで、ビデオ会議ツールを導入してはみたものの、それだけでは会議中の様子しか見えず、それ以外の業務時間帯の様子についてはわからないため、課題は引き続きだったそうです。

コミュニケーション不足の課題をどう解決するか、というテーマで毎週ディスカッションを重ねたところ、「仮想オフィス」が選択肢となりました。いくつもあるバーチャルオフィスツールの中からoviceを選んだ理由として、同社の情報システム部門にあたるICT推進室は以下2点を挙げます。