Alexander verstärkt unser Team als DevOps and System Engineer und ist somit mitverantwortlich für den Betrieb der Selectus Systeme.

Alexander bringt neue Ideen in unseren Linux Betrieb. Er ist ein Tüftler, aber keinesfalls ein Bastler. Er weiss, was er tut und geht den Dingen auf den Grund, analysiert, generiert, auto­matisiert, dokumentiert – ein Linux Experte durch und durch!

Selectus ist eine Software, die kommissionsbasierte Entscheidungsverfahren digital unterstützt. Solche Auswahlverfahren kommen vor allem im akademischen Umfeld zum Einsatz – etwa bei Berufungsverfahren, Tenure-Track-Entscheidungen, der Auswahl von PhD- oder Masterstudierenden, bei Stipendienvergaben, Projektevaluiereungen oder der Verleihung akademischer Auszeichnungen.

Doch braucht es für diese Prozesse tatsächlich eine Spezialsoftware wie Selectus? Oder ist es nicht naheliegender (und günstiger), eine herkömmliche Rekrutierungssoftware zu verwenden?

Die Antwort hängt stark davon ab, wen man fragt.

Begeisterung bei den direkt involvierten Fachpersonen

Fachpersonen – etwa aus Faculty Recruiting oder Grant Administration – erkennen den Mehrwert von Selectus meist sofort. Sie schätzen die auf den akademischen Auswahlprozess zugeschnittenen Funktionen. Weil Selectus speziell auf diese Verfahren zugeschnitten ist, bleibt die Software schlank, leicht verständlich und unkompliziert – ein Vorteil gerade für Kommissionsmitglieder, die sie nur selten oder einmalig nutzen.

Skepsis aus HR und Verwaltung

Anders fällt das Urteil oft in HR-Abteilungen oder in der allgemeinen Administration aus. Dort sind Mitarbeitende in viele verschiedene Rekrutierungsprozesse involviert, legen Wert auf eine breite Abdeckung aller Verfahren und sind interessiert an Schnittstellen zu Systemen wie der Personalverwaltung oder Vakanzenplanung. In diesen Punkten kann eine spezialisierte Nischensoftware naturgemäss nicht immer mithalten.

Wann eine Spezialsoftware wie Selectus überzeugt

Der Einsatz lohnt sich insbesondere, wenn:

Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist

Eine allgemeine Lösung bietet Vorteile, wenn:

Fazit

Bei der Auswahl einer neuen Software sollte es nicht nur um Produkte und Anbieter gehen. Wichtiger ist die Frage, welche Anforderungen im Vordergrund stehen – Spezialisierung oder Breite, einfache Bedienung oder umfassende Integration. Die „eierlegende Wollmilchsau“ gibt es auch in der Softwarewelt nicht.

Warum sich die Philosophische Fakultät der Universität Zürich bereits vor einigen Jahren bewusst für Selectus entschieden hat und welche Kriterien ausschlaggebend waren, erfahren Sie in unserer Case Study.

Der neue Selectus Release 5.6 führt eine neue Funktion ein, um „versteckte“ Positionen zu erstellen. Darüber hinaus enthält der neue Release Verbesserungen  bei der Authentifizierung und der Passwortänderung lokaler User sowie Usability Verbesserungen im Bewerbungsworkflow.

Versteckte Ausschreibungen

Manchmal wird Selectus auch für Evaluationsverfahren eingesetzt, die nicht ausgeschrieben oder veröffentlicht werden sollen, z.B. für Beförderungs- oder Tenure-Track-Verfahren. Die neue Funktion erlaubt es, den Ausschreibungstext von solchen Positionen auszublenden, d.h. die Positionen nicht auf der Seite mit allen offenen Ausschreibungen anzuzeigen. Dies bedeutet, dass sich nur Personen, die den Link zur Bewerbung oder Ausschreibung kennen, auf eine solche „versteckte“ Position bewerben können.

Authentifizierung lokaler User

Meist ist Selectus an das Identity Management der Kunden angeschlossen, d.h. User können sich mit ihren normalen institutionellen Zugangsdaten authentifizieren. Damit aber auch User ohne einen institutionellen Account – also z.B. externe Kommissionsmitglieder – auf Selectus zugreifen können, kann für solche User ein lokaler Selectus Account erstellt werden. Neu kann diesen Usern ein Link direkt aus dem User Management oder Committee Management einer Position verschickt werden, damit sie sich selbst ein Passwort setzten können. Zudem ist für diese User standardmässig eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert.

Usability Verbesserungen

In früheren Versionen von Selectus konnte im ersten Schritt des Bewerbungsworkflows zusätzlich zur Sprache auch die Positon, auf welche sich die Bewerbung bezieht, angepasst werden. Dies führte aber tendenziell eher zu Verwirrungen als zu zusätzlichem Nutzen.

Neu  beginnt der Workflow direkt mit dem Schritt „Anleitung“. Wenn der Bewerbungsworkflow in Deutsch und Englisch verfügbar ist, können Bewerbende die Sprache direkt in diesem Schritt wählen. Bei Stellen, die nur in einer Sprache verfügbar sind, wird der Schritt „Anleitung“ direkt in der jeweiligen Sprache angezeigt. Als zusätzliche Orientierungshilfe für die Bewerbenden ist in jedem Schritt des Bewerbungsworkflows der Titel der Stelle automatisch in der Überschrift des Bewerbungsschritts sichtbar.

Weitere Verbesserungen und Bug Fixes

Alle neuen Features und weitere Verbesserungen und Bug Fixes werden in den Release Notes 5.6 detailliert beschrieben.

In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.

In diesem Beitrag geht es darum, wie Ausschreibungen publiziert, bzw. der Online-Bewerbungsworkflow in Selectus verlinkt werden kann.

Wie lassen sich offene Positionen oder Calls in oder mit Selectus ausschreiben? Recruiting Software, die nicht auf den akademischen Prozess abgestimmt ist, enthält oft Schnittstelllen zu den üblichen Stellenportalen und sozialen Medien, um offene Stellen dort direkt auszuschreiben. Da Auschreibungen für akademische Stellen oder Grants meist nicht (nur) in den klassischen (Online-)Medien oder Stellenportalen publiziert werden, haben wir uns bei Selectus für eine andere, flexiblere und dennoch sehr einfache Lösung entschieden.

Link zum Ausschreibungstext oder direkt zum Bewerbungsworkflow

Jede Position verfügt über zwei direkte Links:

Steuerung des Zugangs für Bewerbende

Natürlich sollen die obigen Links nicht ewig gültig sein. Die Ausschreibung einer Position, bzw. der Zugang für Bewerbende, wird ganz einfach über den Positions-Status gesteuert. Befindet sich eine Position im Status „Published“ oder „Published and in screening“, ist es möglich, sich auf die Position zu bewerben. („… in screening“ bedeutet dabei, dass bereits auch schon die Kommissionsmitglieder Zugriff haben.)

Befindet sich eine Position im Status „Closed…“, ist die Bewerbungsfrist abgelaufen. Sollten Bewerbende dennoch probieren, auf den Application Link oder Advertisment Link zuzugreifen, erscheint eine entsprechende Nachricht im Browser.

Den Wechsel des Positions-Status können Sie übrigens ganz einfach automatisch via Deadlines steuern oder manuell vornehmen.

Seite mit allen Ausschreibungen in Selectus selbst

Die Startseite von Selectus selbst ist der Zugang zum Tool für Kommissionsmitglieder und Staff – und nicht als Zugang für Bewerbende gedacht. Bewerbende sollten immer direkt mit dem entsprechenden Link wie oben beschrieben zur richtigen Position geleitet werden. Sollten sich Bewerbnde aber dennoch einmal auf die Startseite von Selectus „verirren“, finden sie dort einen Link zu allen ausgeschriebenen Stellen.

Die verlinkte Seite mit allen offenen Ausschreibungen ist aber nicht als primäre Ausschreibungsseite gedacht sondern nur als „Backup“. Erstens sind die Ausschreibungen auf dieser Seite weder such- noch filterbar. Zweitens ist diese Seite – wie alles in Selectus – nicht Google-indexiert und erscheint somit nicht in Suchresultaten, wenn jemand nach einer Auschreibungen sucht.

Mit Software läuft es manchmal ähnlich wie beim Frühlingsputz zuhause: Wir entdecken plötzlich längst vergessene oder bisher nie gebrauchte Dinge, die eigentlich ganz nützlich wären. Weshalb nicht die Brotbackmaschine im Keller aus dem Dornröschenschlaf erwecken und zum Sonntagsfrühstück frisch gebackenes Brot geniessen? Oder das Sommerkleid vom vorletzten Jahr aus der hintersten Ecke des Kleiderschrankes hervorkramen und wieder einmal anziehen?

Auch Selectus besitzt eine ansehnliche Reihe von nützlichen Features, welche von einigen Selectus Kundinnen und Kunden ausführlich benutzt werden, bei anderen aber eher zuhinterst im virtuellen Schrank verstauben. Falls Sie zu letzteren gehören, unterstützt Sie die Feature Focus-Serie im Selectus Blog dabei, diese Tools und Funktionen (neu) zu entdecken. Anders als in den Selectus Tutorials oder im Handbuch geht es in den Feature Focus-Beiträgen nicht primär um eine technische Anleitung, sondern vor Allem darum, Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsszenarien der verschiedenen Tools aufzuzeigen.

Seit wir die Serie ins Leben gerufen haben, haben sich schon eine beträchtliche Anzahl von Beiträgen angesammelt:

Ist Ihr Wunsch-Feature noch nicht dabei? Oder gibt es bei Ihnen interessante Anwendungsszenarien von bestimmten Funktionen? Dann melden Sie sich bei uns – wir freuen uns über Ideen für neue Feature Focus-Beiträge!

In unserem learning.cafe gibt es neu ein Video-Tutorial, welches Schritt-für-Schritt erläutert, wie vorformatierte Serienbriefe als E-Mail-Anhang an Bewerbende versendet werden können.

Deie Serienbrief-Funktion eignent sich beispielsweise dazu, um offizielle personalisierte Absage- oder Zusageschreiben direkt aus Selectus zu versenden. Um dies Serienbrief-Funktion zu verwenden, muss ihr Selectus System entsprechend konfiguriert werden. Bei Interesse können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

Falls Sie noch keinen Zugang zu den Selectus Tutorials für Staff haben, können Sie den Zugang ganz einfach hier beantragen.

In der Serie „Feature Focus“ berichten wir in loser Folge über interessante Funktionen und Möglichkeiten von Selectus, welche die Arbeit der Auswahlkommission und der Administration erleichtern.

In diesem Beitrag stellen wir vor, wie Sie die Sichtbarkeit von Bewerbungsprofilen für Personen, welche nicht dem Committee angehören, konfigurieren können.

Bei akademischen Bewerbungsverfahren spielen Empfehlungen von Referenzpersonen oder Beurteilungen von Expert*innen oft eine wichtige Rolle. Deshalb sind die Funktionen, um solche Referenzschreiben und Gutachten einzuholen, in Selectus komplett integriert. Zudem können mit den Funktionen „Faculty Feedback“ und „Public feedback“ Kommentare zu ausgewählten Bewerbungen von weiteren Personen ausserhalb der Kommission eingeholt werden (z.B. von Teilnehmenden an Berufungsvorträgen).

Neu ist es nun möglich, diese Funktionen noch breiter zu verwenden ohne dabei Kompromisse beim Datenschutz eingehen zu müssen. Auf Ebene einer Position/Ausschreibung kann nun nämlich komplett kontrolliert werden kann, welche Bewerbungsinformationen für Personen ausserhalb der Kommission zugänglich sind. So können Sie sicherstellen, dass keine vertraulichen Informationen an Personen gelangen, welche nicht dem Kommissionsgeheimnis unterstehen.

Konfigurationsmöglichkeiten und Preview

Im Edit-Modus der Position wurde dafür ein neuer Bereich „Profile visibility“ geschaffen, in welchem alle Einstellungen bezüglich der Sichtbarkeit des Bewerbungsprofils für kommissionsexterne Rollen vorgenommen werden können. Für jedes Datenfeld und jedes Bewerbungsdokument kann angekreuzt werden, welche Rolle die entsprechenden Angaben der Bewerbenden sehen können.

Damit auch nichts schief geht, bietet der neue „Preview“ eine Voransicht des Bewerbungsprofils für jede aktivierte Rolle. So können Sie Ihre Einstellungen ganz einfach überprüfen.

In der Selectus Academy auf unserem learning.cafe ist die überarbeitete Version des Selectus Handbuchs verfügbar. Das Handbuch bietet eine umfassende Übersicht über alle Selectus Features, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle wichtigen Arbeitsschritte – von der Erstellung einer Ausschreibung bis zu den Absage-E-Mails and die Bewerbenden und dem Reporting – und viele Tipps und Tricks für die Arbeit mit Selectus. Die neue Version des Handbuchs wurde übersichtlicher organisiert und enthält zusätzliche Anleitungen zu den neuen Features des Release 5.5.

Das Handbuch kann von registrierten Selectus Staff-Usern und anderen Interessierten im Selectus Tutorial für Staff heruntergeladen werden. Falls Sie noch keinen Zugang zum Tutorial für Staff haben, können Sie ein persönliches Login direkt im learning.cafe beantragen.

Die Selectus Academy enthält übrigens auch Video-Tutorials für alle Usergruppen. Die Tutorials für Kommissionsmitglieder, Referees/Experts und für das Referee Management durch Bewerbende sind frei zugänglich (ohne Login).

Links zu den Tutorials

Hier finden Sie die Links für den Zugang zu allen Tutorials. Die Links können Sie mit den relevanten Usergruppen teilen.

• Übersicht über alle Selectus Tutorials: https://learning.cafe/auth/MyCoursesSite?guest=true
• Selectus Tutorials für Staff (Deutsch): https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/3506176?guest=true&lang=de
• Selectus Tutorials for Staff (English): https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/23724032?guest=true&lang=en
• Selectus Tutorials für Kommissionsmitglieder (Deutsch): https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/3506179?guest=true&lang=de
• Selectus Tutorial for Committee Members (English): https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/13828099?guest=true&lang=en
• Selectus Tutorial für Referees und Experts (Deutsch): https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/28737537?guest=true&lang=de
• Selectus Tutorial for Referees and Experts (English: https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/28737539?guest=true&lang=en
• Selectus Tutorial for Applicants (English): https://learning.cafe/url/RepositoryEntry/32079872?guest=true&lang=en

Mit dem neuen Release kann eine Selectus-Instanz noch flexibler für verschiedene Arten von Auswahlverfahren eingesetzt werden. Aber auch für „traditionelle“ Faculty Recruiting-Installationen gibt es interessante neue Funktionen:

An vielen Universitäten sehen die Richtlinien zu Berufungsverfahren vor, dass für gelistete Kandierende vergleichenden Gutachten von externen Expert*innen eingeholt werden müssen. Neu können in Selectus solche vergleichenden Gutachten kinderleicht und mit wenig Aufwand eingeholt und der Berfungskommission zur Verfügung gestellt werden.

Die neue Funktion „Comparative assessments“ funktioniert ähnlich wie die bestehende „Expert“-Funktion.

Der Prozess unterscheidet sich aber darin, dass einer Gutachterin nicht nur eine Bewerbung, sondern in einem Schritt gleich mehrere Bewerbungen zugeordnet werden können, welche sie vergleichend begutachten soll.

Die vergleichende Gutachterin kann anschliessend direkt aus Selectus heraus per E-Mail angefragt werden, ein Gutachten zu erstellen und hochzuladen.

Über den in der E-Mail angebenen Link erhält die Gutachterin Zugang zu den freigebenen Daten und Dokumenten aler Bewerbungen, welche sie vergelichend begutachten soll.

Das eingereichte vergleichenden Gutachten ist dann ebenfalls automatisch im Dossier jeder zugeordneten Bewerbung sichtbar.