「見たことない仕事が来たけど、どの部署に相談すればいいんだろう？」

「自分の部署の担当ってどこまでなのか、線引きが曖昧だ…」

仕事の担当や役割分担に関しての悩みがあると、なかなか作業が捗らなくなってしまいますよね。

業務を明確にし、スムーズに仕事を進めていく上で役に立つのが、業務分掌規定です。

本記事では、業務分掌規定とは何か、メリット・デメリットや具体的な作り方なども含めて解説します。

職場での課題が一気に解決するかもしれないので、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。

業務分掌とは？

まずは、そもそも業務分掌とは何かについて確認しておきましょう。

業務分掌の目的

業務分掌の目的は、業務内容・責任・権限を明確にすることです。

会社によっては、業務の線引きが曖昧なケースもありますよね。

業務分掌を作成すると、今までどっちつかずでよくわからなかった仕事に、しっかりと担当が割り当てられます。

結果的に、仕事のスピードが桁違いに早くなるはずですよ。

業務分掌と職務分掌の違い

業務分掌とは、部署ごとの業務を明確にしたものです。

導入すると、「どこの部署に相談すればいいかわからない！」と悩むことが少なくなります。

業務フローが記載されていることも多いため、仕事が滞る心配もありません。

一方、職務分掌は、役職や担当者の役割を明確にしたもの。

導入すると、従業員が職務において期待されていることを把握しやすくなります。

担当が明確な仕事に関しては、安定したアウトプットが期待できますよ。

業務を分担するのが業務分掌、役割や責任の所在を決めるのが職務分掌と覚えておきましょう。

業務分掌規程とは？

業務分掌規程とは、組織における部署・役職・担当者の業務分担を明確にし、責任や権限の範囲を文書化したものです。

困ったときにすぐに使えるように、従業員が確認しやすいところに保管し、環境を整えておくことをおすすめします。

とくに大企業では、それぞれの仕事のプロセスが長くなりがちなので、業務分掌規程の存在は必須ですよ。

柔軟な対応も求められるため、絶対視するのは禁物ですが、日常の業務を効率化する上で大きな力になります。

業務分掌規程は作るべき？中小企業でも必要？

中小企業では、臨機応変に対応することが多いため、業務分掌規定が必要ないケースもあります。

ただし、会社の成長フェイズによっても異なるので、一概に規模で要不要を判断できないことに注意しましょう。

厳格に設定しすぎると柔軟性が低下する可能性がありますが、業務の全体感が把握しやすくなるのは確かです。

リソースの少ない中小企業において、教育にかけるコストも削減できますよ。

業務分掌規定は誰が作る？

業務が複数の部門にまたがることが多いため、業務分掌規程は、代表者の間で議論しつつ作成するのが一般的です。

重要なのは、業務を理解した上で、適切に運用できる業務分掌規定を作ること。

草案作成は現業部門、職位設定は人事部門、他規定との整合性確認と修正は管理部門など、適切な役割を決めましょう。

最終的に認識合わせができるように、代表者間で議論を重ねながら整えていきます。

業務分掌規程の作り方

次に、より具体的な業務分掌規程の作成方法について紹介します。

業務分掌規程のメリット

次に、業務分掌規程のメリットについて紹介します。

責任の所在が明確になる

業務分掌規程導入のメリットの1つは、どこの部門の誰が業務を担当するかが明確になること。

業務上の無駄を排除し、意思決定をスムーズにできます。

業務の譲り合いが減り、社員が力を発揮しやすくなるのもポイントですよ。

誰がやっているかが一目でわかるので、問い合わせ先を探すのもスムーズになります。

何かトラブルがあっても、事務的な手続きに時間がかからず、迅速にやるべきことに着手しやすくなるはずです。

個人の責任感が向上する

業務分掌規定があると、担当が明確になるので、仕事の責任が自分にあるという意識を持ちやすくなります。

上司任せにならず、しっかりと責任を感じながら業務に取り組めるのがメリットです。

また、上司が担当している仕事もわかりやすいため、部下も組織全体を考えた動きをすることが可能になります。

結果的に、関係各所からの信頼が集まる好循環が生まれていきますよ。

業務の属人化を防止できる

基本的に業務がオープンになっているため、属人化の防止にもなり、誰かが案件を抱え込むことがありません。

担当者だけが仕事の存在を知っているという事態が発生せず、仕事が停滞しにくくなるのも大きなメリットです。

業務が書面に明記されていると、担当者以外も部門内の仕事を確認できますよ。

たまに普段と異なる業務を経験すれば、メンバーのキャリアアップにもつながります。

退職や配置転換で人が入れ替わったときも、組織全体のパフォーマンスは変わりません。

新入社員のスムーズな育成ができる

業務分掌規程の作成で、業務の全体感がわかりやすくなることで、新入社員の育成の役立つのも、大きなメリットです。

新入社員に与えられる仕事は、簡単なものが多くなりがち…。

それぞれの仕事にしっかりとした意味づけをすることで、役割を理解しつつ仕事に取り組むことが可能になります。

早期の戦力化を図れるので、育成にかけるコストの削減が期待できますよ。

業務分掌規程のデメリット

さまざまなメリットが期待できる業務分掌規程ですが、まったく問題がないわけではありません。

業務分掌規程のデメリットについても確認しておきましょう。

柔軟な対応がしづらくなる

業務分掌の活用に慣れてくると、明記されていない内容に関しては、どの部門の担当なのかがわからなくなります。

結果的に対応が遅れ、顧客に負担をかける可能性が出てくるかもしれません。

また、組織が大きくなればなるほど、運用ルールが浸透するまでに時間がかかるもの…。

担当者間で柔軟に対応できていたことが、規程の設定によって上手くいかなくなる可能性もあることに注意しましょう。

作成・運用に手間がかかる

そもそも、業務分掌規程の作成と運用に手間がかかることは否めません。

ヒアリングや業務分掌の作成・内容の周知、組織への浸透と、なかなか大変です。

企業が大きくなればなるほど、多大な労力を割くことになりかねません。

関係各所への説明と合意形成や、滞りなく周知すること、実際の運用ができているかのチェックなども必要です。

規程の運用が軌道に乗るまでは、多くのコストを割かなければならないことは、認識しておいてください。

責任転嫁が発生する

業務分掌に明記されていないイレギュラーな仕事だと、責任の押し付け合いが起こる可能性があります。

問題を解決しようという意欲がなくなり、当事者意識が薄れていってしまうことも…。

仕事の種類ごとに窓口の部門を明記しておき、漏れが発生しないようにしましょう。

また、定期的に改定することは、記載漏れを防げるだけでなく、組織の健全性確保にもつながっていきます。

こまめにブラッシュアップして、責任転嫁が発生しないような体制を整えていきましょう。

「業務分掌規程」についてよくある質問

最後に、業務分掌規程について、よくある質問をまとめました。

【まとめ】業務分掌規程とは？

業務分掌とは、業務内容・責任・権限を明確にすることです。

業務分掌規程を設定することで、責任の所在を明確化し、業務の属人化を防ぐことにつながります。

煩雑な仕事が増えてきたなと感じたら、導入を考えてみましょう。

作成にあたっては、大きな負荷がかかりますが、得られるメリットも大きいですよ。

コンプライアンスに厳しい昨今、従業員の責任感を育むことが必要不可欠です。

組織を健全に運営するための仕組みを導入して、会社のレベルアップを図っていきましょう。

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「手帳やカレンダーアプリで管理しているスケジュール、上手く統合できないかな？」

「プロジェクトのメンバーと日程を共有できたらいいのに…」

スケジュール管理に関して、悩んでいることはありませんか？

表に記入したり、メンバーに何度も連絡して調整したり、同じことの繰り返しでうんざりすることもありますよね。

状況を改善する上で有望な選択肢の1つが、Notionというツールです。

カレンダーからガントチャートまで幅広い表示に対応していますので、スケジュール管理にはうってつけです。

本記事では、Notionでスケジュール管理する方法を紹介しています。

便利な機能やメリットだけでなくデメリットについても解説するので、ぜひ導入の検討に役立ててくださいね。

Notionでスケジュール管理する方法

まず、Notionでスケジュール管理をする際の主な使い方を紹介していきます。

カレンダービューを使用するスケジュール管理

仕事に忙殺されていると、タスクの締め切りや打ち合わせがいつだったかわからなくなってしまいがちです。

抜け漏れがないように、スケジュールを工夫しなければいけません。

ただし、一般的な表だとイメージしにくく、自分が抱えている多くの仕事の締切がわかりにくいことも…。

日常のタスクの期限が月のカレンダーで見られたら、非常に便利です。

Notionなら、わずかな操作で表からカレンダー形式に表示を変更できます。

イベントの日程やタスクの期限の把握にかかるストレスを減らせるはずですよ。

タイムラインビューを使用する

タイムラインビューは、タスクを時系列で表示できる機能です。

仕事の中には、ある工程が完了してないと着手できないものがあります。

営業部門が契約を取ってこないと、納品すべき製品の個数も種類もわかりませんよね。

1つの案件がほかの部門と連動するようなケースでは、とくにタイムラインビューが力を発揮します。

プロジェクト型の仕事に向いているので、ぜひ活用してみてください。

ToDoリストを使用する

業務を進める上で定番の機能として、多くの人がToDoリストを活用しています。

Notionでも、簡単な手順でリストを作成できますよ。

また、オールインワンのツールであるNotionには、ほかの情報と連携しやすいという利点もあります。

ほかのNotionページと連携して、さらに使い勝手をよくすることが可能です。。

Notionカレンダーと連携する

Notionを活用していく上では、Notionカレンダーが外せません。

カレンダービューとは違う、Notionとは別の無料で使えるアプリです。

Notionで作成したデータベースをNotionカレンダーに表示したり、逆のやり方もできます。

複数のデータベースの予定をまとめてカレンダーに表示できる、優れたツールですよ。

Googleカレンダーと連携する

多くのビジネスパーソンは、Googleカレンダーでスケジュールを把握しています。

Notionと連携できるので、非常に便利です。

連携しておけば、Notionでの作業中にわざわざGoogleカレンダーを確認する必要がありません。

データとも上手く連動するので、プロジェクト管理や個々人のタスク管理にかける手間が少なくなりますよ。

NotionをGoogleカレンダーと連携する方法

では、実際にNotionとGoogleカレンダー連携する方法について確認していきましょう。

2sync （旧Notion Automations）にアクセスする

まず、2sync （旧Notion Automations）というサービスを利用します。

2sync によってGoogleカレンダーとNotionとの情報を同期できますよ。

事前にGoogleカレンダーを設定しておけば、同期させたい情報の選別もできて便利です。

なお、2syncは有料のサービスなので、継続して利用するにはお金がかかることに注意してください。

テンプレートを使用する場合

2sync 公式ページで、以下の画面の青い部分をクリックします。

Googleカレンダーを選び、フローに沿って進めていくと、次のような画面になります。

テンプレートを利用する場合は、「開発者が提供するテンプレートを使用する」を選択してください。

いろいろな画面が出てきますが、ずっと「continue」を選んでおけば、Googleカレンダーの情報と同期されます。

自分で作成したページを共有する場合

自分で作成したページを共有する場合は、先ほどの画面の下の項目を選びます。

選択するとデータベースのリンクを要求されるので、貼り付けてください。

動画のガイダンスもついているので、確認しながらやれば迷わずにリンクまでたどりつけますよ。

あとは、テンプレートと同様にフローを進めていけば連携することが可能です。

Notionのスケジュール管理で便利な機能

Notionのスケジュール管理で使える機能は、ほかにもいくつかあります。

３つの便利機能を確認しておきましょう。

リマインダー

Notionで便利な機能の1つは、リマインダー機能です。

指定した時間に通知してくれるので、タスク忘れ防止として非常に便利ですよ。

ページ上で@リマインド（@remind ）と入力した後に、日付・時刻を入力すると、設定できます。

わざわざ別の画面を開く必要がないので、煩わしくありません。

LINEやSlackで使うメンションのように、＠で名前やグループを入力すれば、対象者に通知されますよ。

フィルター

フィルター機能もNotionの便利な機能の1つ。

ある項目で必要なデータのみを残して、ほかのデータを非表示にすることが可能です。

フィルターをかけたい項目を選ぶと、小さなウィンドウが表示されるので、「フィルター」を選びましょう。

必要な項目のみを選べば、欲しいデータだけを表示できます。

フィルター機能は、複数の項目に対応しているので、必要な情報へアクセスする手間を削減できます。

ソート

データの整理に役立つソート機能も、Notionで必ず使いたい便利な機能です。

ソート機能とは、データを一定の規則に従って並び替える機能のこと。

フィルター機能を使うと指定したデータ以外が見られなくなりますが、ソート機能なら全てのデータが表示されます。

使い方はフィルターとほとんど同じですが、近しい情報をまとめて見たいときに便利ですよ。

ソートをかけたい項目を選ぶと、小さなウィンドウが表示されます。

「昇順で並び替え/降順で並び替え」で、どちらか見やすいほうを選びましょう。

Notionでスケジュール管理するメリット

次に、Notionでスケジュール管理をするメリットについて紹介します。

テンプレートが豊富

Notionのには、3万以上の豊富なテンプレートがあります。

初心者も短期間で一定の成果を出せるため、学習コストを大きく下げられますよ。

操作を覚えるのが憂鬱な人でも、テンプレートがあれば気楽に使えるはずです。

また、組織が別だとフォーマットも違っていて、取りまとめる際に手間がかかることがあります。

共通のフォーマットを事前に配布できると、とても便利です。

自作するよりも自分たちにマッチしそうなものを選んで使ってみましょう。

運用面のコストも下がることが期待できますよ。

外部ツールと連携しやすい

外部ツールと連携しやすいことも、Notionの大きなメリットです。

APIを介してツールと連動し、ワークフローを自動化できます。

さらに、Zapierを活用すれば、いくつものアプリの情報をNotionに集約することが可能です。

SlackやMiroを通じてチーム内で共有した情報を、いちいち転記する必要もありません。

Notionをつって、面倒な作業の時間と時間を減らしましょう。

複数人で共有しやすい

Notionには、複数人でデータを共有しやすいというメリットもあります。

Googleスプレッドシートのように同時に閲覧・編集できることも強みです。

事前に共有しておけば、完成したファイルをわざわざ送付する必要もありません。

しかも、共有・編集・閲覧などの権限を個人単位で設定できることに加え、操作も簡単ですよ。

メールアドレスを介して、ほかのユーザーにデータをシェアできます。

限られたメンバーに対してデータを共有したい場合にも、確実に対応できます。

もし操作を間違えても、共有を取り消すことが可能です。。

タスク管理と統合している

タスク管理との統合も、Notionの大きなメリットです。

カレンダービューやタイムラインビューを使ってスケジュール管理ができるだけではありません。

テーブルビューに切り替えるだけでタスク管理もできるのは、非常に便利ですよ。

タスクの抜けもれを防ぐために、同じ内容をカレンダーやタスク管理表に記入する必要はありません。

Notionなら、あらゆる情報を一元管理できます。

Notionでスケジュール管理するデメリット

非常に便利なNotionですが、スケジュール管理をする上でのデメリットもあります。

導入前に注意点を確認しておきましょう。

慣れるまで操作が煩雑

機能が多いことは、決していいことばかりではありません。

操作を覚えるまでが大変なので、慣れるまでは、Notionを使うことを面倒に感じる可能性もあります。

チームで新しく導入するケースでは、メンバーに使ってもらうために根気強い啓蒙が必要ですよ。

フォーマットを自力で作ることにこだわらず、豊富なテンプレートを頼って、少しでもメンバーの負担を下げましょう。

初期設定が複雑

初期設定画面が複雑でわかりにくいことも、Notionのデメリットの1つ。

Notionは、「ページ」という枠の中に「ブロック」を配置していくイメージで構成されています。

「ブロック」は、テキストであったり動画であったりToDoリストであったりと、さまざまです。

「ブロック」が「ページ」のこともあり、「ページ」の中に「ページ」のブロックを置くと、階層構造を作れます。

自由度が高いぶん、使い始めたばかりの人にとっては、わかりにくい点が多いかもしれません。

無料プランだと制限がある

Notionは、無料プランだと制限がある点も、強いて言えばデメリットです。

有料プランなら、「ページ」や「ブロック」を使える数もファイルをアップロードも無制限です。

できるので、履歴が確認できる日数も含めて、有料プランのほうが無料プランよりも機能が充実していますよ。

ただし、多くのテンプレートやNotionカレンダーは無料で使えます。

個人であれば、無料プランでも十分に活用することができます。

10名までならゲストも招待可能なので、まずは無料プランを試してみましょう。

【まとめ】Notionでスケジュール管理する方法

Notionでスケジュール管理をする方法について紹介してきました。

簡単な操作でスケジュールをカレンダー表示したり、データを並べ替えたりできる、優れたツールです。

テンプレートを上手く活用すれば、操作の習熟に必要な時間を短縮できます。

柔軟にカスタマイズ可能なぶん、複雑でわかりにくい面もありますが、使いこなせたときのメリットは大きいです。

まずは無料プランから、ぜひ試してみてくださいね。

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