In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines fiktiven österreichischen Kleinunternehmens wie eine effiziente projektbasierte Zeiterfassung mit der webbasierten Zeiterfassungssoftware titra funktioniert. Im Schnitt wird im Jahr an sechs bis zehn Dienstleistungsprojekten für verschiedene Kund*innen in einem Team von vier Personen gearbeitet. Die Hauptaufgabenbereiche wie z.B. Projektmanagement, Implementierung, Testen und Dokumentationen welche relevant für Kund*innen sind werden in titra erfasst.

Titra ist eine Open Source Anwendung für die einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.

Erfassung von Aufwänden

Zeitaufwände können in Tagen sowie in Stunden eingetragen werden, diese Einstellung ist durch die Benutzer*innen selbst konfigurierbar. Der Arbeitstag bei Vollzeitbeschäftigung beträgt im Regelfall 8 Stunden, dies ist die Standardeinstellung von titra, kann bei Bedarf aber durch eine*n Administrator*in über die globalen Einstellungen angepasst werden. Jede*r Mitarbeiter*in sucht sich das relevante Projekt an dem gerade gearbeitet wird, versieht es mit einer aussagekräftigen Tätigkeitsbeschreibung und trägt die geleistete Zeit ein. Die Tätigkeitsbeschreibung sollte so gestaltet werden, dass Kund*innen auf einen Blick sehen, woran und wie lange gearbeitet wurde. Verrechenbare Aufwände können mit einer weiter unten beschriebenen Zusatzfunktion an Kund*innen geschickt werden. Nicht verrechenbare Zeiten sowie interne Tätigkeiten wie zum Beispiel Urlaub oder Fortbildungen werden auf eigene “nicht verrechenbare” Projekte gebucht.

Unterschiedliche Ansichten für die Zeiterfassung

Die Zeiterfassung kann dabei entweder in der Tagesansicht (dies ist die Standardansicht), alternativ aber auch in einer Wochen- bzw. Monatsansicht erfolgen. Die Tagesansicht eignet sich besonders für häufig wechselnde projektbezogene Tätigkeiten.

Die Erfassung in der Wochenansicht hingegen ist optimiert für die Erfassung von längerfristigen bzw. wiederkehrenden Tätigkeiten wie zum Beispiel Projektmanagement.

Für die gezielte Erfassung einzelner Tage oder die Übersicht der erfassten Zeiten in einem längeren Zeitraum ist die Monatsansicht empfehlenswert.

Für eine möglichst große Transparenz im eigenen Unternehmen sind alle eingetragenen Aufwände innerhalb eines Projektes auch für alle anderen Teammitglieder einsehbar.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand unseres fiktiven österreichischen Kleinunternehmens, wie fehlerhaft erfasste Zeiten in titra korrigiert werden können. titra ist eine Open Source Anwendung für einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.

Korrektur kürzlich erfolgter Fehler

Wurde in der Zeiterfassung der Aufwand inkorrekt beziehungsweise mit einem Fehler erfasst, kann dieser auf verschiedene Art und Weise behoben werden. Einerseits kann dies direkt in +Track Ansicht erfolgen indem man zu dem jeweiligen Tag navigiert und dort unter ‘Time tracked’ die entsprechende Zeile bearbeitet. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn der Fehler erst kürzlich entstanden ist und dadurch leicht gefunden werden kann.

Die Korrektur kann dabei entweder in der Tages- oder Monatsansicht erfolgen. Durch den Aufbau der Wochenansicht kann die Korrektur in dieser Ansicht allerdings nur mit Korrekturbuchungen (einfügen neuer Zeile mit negativen Werten) erfolgen.

Umbuchungen und umfangreichere Korrekturen

Die zweite Möglichkeit zur Korrektur ist auf der Seite Details zu finden. Über die tabellarische Ansicht können auch weiter zurückliegende fehlerhafte Buchungen einfach gefunden und korrigiert werden. Zunächst kann man die Filter verwenden, um die angezeigten Daten auf ein Projekt, eine Periode, eine Ressource oder eine*n Kund*in zu begrenzen – dies erleichtert die Suchen nach fehlerhaften Einträgen. Ist die richtigen Zeile gefunden, kann der Eintrag über das ‘Bearbeiten’ Symbol in der letzten Spalte modifiziert werden. Alternativ kann der Eintrag auch komplett gelöscht werden, sollte sich dieser als komplett falsch herausstellen. Dabei ist zu beachten, dass nur die selbst erfassten Aufwände bearbeitet werden können. Es ist also nicht möglich, die Einträge von anderen Benutzer*innen auf diese Weise zu verfälschen. Dies stärkt das Vertrauen in die Daten und fördert das Empowerment der Mitarbeiter*innen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand unseres fiktiven österreichischen Kleinunternehmens, wie Sie mit titra eine möglichst hohe Transparenz für Ihre Kund*innen und Mitarbeiter*innen erreichen. titra ist eine Open Source Anwendung für einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.

Auswertung erfasster Zeiten

Die Ansicht der erfassten Zeiten ist für alle Mitarbeiter*innen ersichtlich. Diese Ansicht kann variieren, je nachdem wie die Filterfunktion angewendet wird. Mitarbeiter*innen können einsehen, wer an welchen Projekten arbeitet und wie viel Aufwand bereits geleistet wurde. Auch eine Gesamtzahl der erfassten Zeitaufwände ist in der letzten Zeile ersichtlich. Wichtig zu beachten ist dabei, dass Mitarbeiter*innen nur erfasste Zeiten in Projekten sehen, in denen sie zum Projektteam gehören.

Mit der Auswahl des Projektes, der Zeitspanne, der Auswahl der Mitarbeiter*innen und/oder der relevanten Kund*innen kann man sich auch schnell in einer kompakten Ansicht die erfassten Zeiten ansehen. Die Auswertungen können in verschiedenen vordefinierten Perioden aufgerufen werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Periode festzulegen. Die Filterfunktion ermöglicht, ein Projekt oder eine*n Kund*in mit mehreren Projekten anzuzeigen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand unseres fiktiven österreichischen Kleinunternehmens, wie Projekte in titra nachverfolgt werden können um immer über den aktuellen Status informiert zu sein. Dies ermöglicht im Ernstfall ein schnelles Reagieren sowie etwaige Kurskorrekturen basierend auf tagesaktuellen Daten. titra ist eine Open Source Anwendung für einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.

Nicht immer ist der Weg das Ziel

Komplexe Projekte stellen viele Anforderungen an das Projektteam, dabei sollte das Ziel nicht aus den Augen verloren werden. Eine tagesaktuelle Nachverfolgbarkeit der geleisteten Aufwände ist dabei ein wichtiger Grundstein. Dabei kann eine Zeiterfassung wie titra maßgeblich unterstützen. Auf der Startseite von titra werden alle Projekte angezeigt, an denen gerade gearbeitet wird. Die wichtigsten Kennzahlen der Projekte werden dabei in drei Spalten dargestellt.
In dieser Ansicht finden sich alle internen (nicht verrechenbar) als auch externen Projekte. In der ersten Spalte werden die wichtigsten Informationen eines Projektes angezeigt. Ein möglichst aussagekräftiger Projektname hilft bei der schnellen Identifikation, darunter finden sich die Teammitglieder, sowie der gesamte Zeitaufwand für dieses Projekt in der gewählten Zeiteinheit. Über das Tortendiagramm in der zweiten Spalte lassen sich die wichtigsten Tätigkeiten eines Projektes schnell identifizieren. Das Liniendiagramm in der letzten Spalte stellt die Entwicklung der letzten 3 Monate dar. Der Prozentsatz am unteren Ende einer Projektzeile ist ein sehr wichtiger Aspekt für die Zielerreichung, denn er zeigt an, ob die erfassten Zeiten das Budget oder den Aufwand für dieses Projekt überschreiten.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie unser fiktives österreichisches Kleinunternehmen titra verwendet, um die erfassten Zeiten des Projektteams an seine Kund*innen zu kommunizieren, diese validiert und schlussendlich für die Verrechnung verwendet. titra ist eine Open Source Anwendung für einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.

Export nach Microsoft Excel und CSV

Die Export Funktion für Microsoft Excel und CSV, welche für viele Unternehmen eine sehr wichtige Rolle spielt, erlaubt es, die erfassten Zeiten in ein Microsoft Excel-Sheet zu exportieren und diese zum Beispiel per E-Mail an Kund*innen zu schicken. Kund*innen bekommen somit auf einen Blick eine Aufstellung der geleisteten Stunden/Tage.

Verrechnung

Die Verrechnung erfolgt in einer externen Applikation, was bedeutet, das keine spezifischen Stunden- bzw. Tagessätze in titra aufscheinen. Eine direkte Schnittstelle gibt es zum Beispiel zu der Open Source Verrechnungssoftware Siwapp. Nach der Verrechnung ist das Bearbeiten von Zeiteinträgen gesperrt. Die Nachverfolgung von bereits verrechneten Aufwänden kann danach natürlich weiterhin mittels nachfolgend erwähnter Auswertungen erfolgen.

Auswertungen

titra bietet nicht nur diverse Export-Funktionen sondern auch Ansichten für detaillierte Auswertungen. Die Seite „Details“ beinhaltet diese tabellarischen bzw. grafischen Ansichten. Die Standardansicht (‘Detailliert’) listet dabei alle erfassten Zeiten auf, während die Ansicht ‘Tage’ alle Einträge an einem gewissen Tag aggregiert. In allen Ansichten kann die Anzeige auf 25-100 Zeilen eingeschränkt werden, aber es ist auch immer möglich, alle getrackten Zeiten aufzulisten. Die Volltextsuche ermöglicht es, erfasste Zeiten gezielt zu finden.

Die Gesamtauflistung summiert alle erfassten Aufwände für die ausgewählte Zeitperiode (standardmäßig das aktuelle Monat).

In der Arbeitszeitansicht wird die Zeiterfassung im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebenene Vollzeiterfassung dargestellt. Hier sieht man die geleisteten Stunden sowie die Differenz (eventuelle Minusstunden) zu den definierten Arbeitszeiten. Der Beginn eines Arbeitstages sowie Beginn und Dauer der Pausen können ebenfalls über die Benutzereinstellungen frei konfiguriert werden. In dieser Ansicht ist es ebenfalls möglich, ein CSV oder ein Excel-Sheet zu exportieren.

Für eine grafische Auswertung steht die Seite ‘Diagramme’ zur Verfügung. Hier werden die erfassten Zeiten pro Tag beziehungsweise die Zeitverteilung nach Vorgang für die gewählte Zeitperiode dargestellt.

Ein fundiertes Zeiterfassungssystem wie titra ermöglicht das übersichtliche Aufzeichnen von Arbeitszeiten. Derartige Systeme werden in Unternehmen aller Größen und Branchen eingesetzt, um eine genaue Protokollierung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zu gewährleisten. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, Arbeitszeitbetrug zu vermeiden und sicherzustellen, dass Mitarbeiter*innen fair und angemessen für ihre Arbeit bezahlt werden. In einem Zeiterfassungssystem können auch mehrere andere Systeme integriert werden, sodass Personalmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls möglich sind.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich Schnittstellen zu den folgenden Systemen in titra einrichten:

• Siwapp – Eine Open-Source Web Applikation zur einfachen Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.
• Wekan – Ein Open-Source Kanban Board für die Kollaboration und das Aufgabenmanagement
• GitLab – Eine Open-Source-Web-Anwendung zur Versionsverwaltung für Softwareprojekte auf Git-Basis.
• Zammad – Ein Open-Source Helpdesk- und Problemverfolgungssystem für die zentrale Verwaltung von Kundenanfragen.
• Excel – Ein Export der erfassten Zeiten ist in den gängigen .xlsx oder .csv Formaten möglich.

Wieso ein Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen?

Heutzutage ist eine elektronische Zeiterfassung, vor allem auch für kleine und mittlere Unternehmen, von entscheidender Bedeutung. Ein System wie titra erleichtert die Verwaltung von Personalangelegenheiten, was zu einer besseren Planung führt. Da die Daten automatisch erfasst und sicher abgespeichert werden, spart dies auch Ressourcen und Zeit.

Dies ermöglicht außerdem eine bessere Datenintegrität und eine bessere Auswertbarkeit der Daten.

Wir bei kromit, haben als kleines Unternehmen titra entwickelt, da in unserem Betrieb im Schnitt neun Personen an zehn Projekten pro Monat arbeiten. Unser Zeiterfassungstool ermöglicht umfangreiche Echtzeit-Auswertungen und Exportmöglichkeiten und ist eine perfekte Unterstützung zur gesetzlich vorgeschriebenen Zeiterfassung und Verrechnung an unsere Kunden.

Die Abbildung zeigt die Arbeitszeit Ansicht in titra. Hier werden die erfassten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter*innen angezeigt inklusive Beginn, Pausen und Differenz zur Normalarbeitszeit für die Ausweisung von Überstunden.

Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Ja, die Arbeitszeiterfassung ist heutzutage in vielen Ländern, darunter Deutschland, Österreich und der Schweiz, gesetzlich verpflichtend. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat festgehalten, dass alle Mitgliedsstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten haben. Zudem gibt es seit Dezember 2022 auch in Deutschland die Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschlossen.

Die Arbeitgeber*innen können die Erfassung der Arbeitszeiten an ihre Arbeitnehmer*innen delegieren, diese müssen ihre geleisteten Arbeitszeiten täglich festhalten. Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern hierbei das Verwalten der Arbeitsstunden und Urlaubstage, vor allem auch im Home-office und für den Außendienst.

Da es gesetzlich verpflichtend ist, Arbeitszeiten festzuhalten, stellt ein Unternehmen mit einem Zeiterfassungstool wie titra sicher, dass die gespeicherten Daten diesen gesetzlichen Anforderungen auch gerecht werden.

Vertrauensarbeitszeit oder Zeiterfassung?

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem die Eigenverantwortung der Arbeitnehmer*innen eine sehr große Rolle spielt. Die Einhaltung der Arbeitszeiten und die aufgabengerechte Verteilung liegen vollkommen bei den Arbeitnehmer*innen. Es gibt keine vorgeschriebenen Zeiten für den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit. Allerdings sind der vereinbarte Umfang der Arbeitszeit, der im Arbeitsvertrag vorgeschrieben ist, als auch die gesetzlichen Regelungen für Pausenzeiten von  den Mitarbeitern*innen einzuhalten.

Bis heute gibt es keine gesetzliche Grundlage für die Vertrauensarbeitszeit in der DACH-Region. In Deutschland, Österreich und der Schweiz, kann die praktische Umsetzung flexibler Arbeitszeiten auf verschiedene Art und Weise erfolgen.

Die gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung kollidiert mit dem Grundgedanken der Vertrauensarbeit. Inwieweit eine Vertrauensarbeit verbunden mit Zeiterfassung nun noch möglich ist, wird sich in Zukunft zeigen.

Quelle: https://www.papershift.com/lexikon/vertrauensarbeitszeit

Vorteile hat die Zeiterfassung für Arbeitnehmer*innen auf jeden Fall:

• Überstunden präzise eintragen, die dann auch bezahlt oder mit Urlaubstagen abgegolten werden
• Ruhepausen erfassen (erfolgt in titra automatisiert)
• Durch Eintragen der genauen Start und Endzeiten -> Schutz vor Selbst- und Fremdausbeutung

Funktionen und Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Egal, ob es sich um einen kleinen Betrieb oder einen großen Konzern handelt. Das Unternehmen profitiert von einer effizienten und präzisen Aufzeichnung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter*innen.

Eine fundierte Zeiterfassungssoftware, wie titra, bietet eine Reihe von Funktionen, die das Verwalten von Arbeitszeiten erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

• Automatisierte Zeiterfassung: Die Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Mitarbeiter*innen, ihre Arbeitszeiten automatisch zu erfassen, indem sie eine Stempeluhr auf ihren Computern oder mobilen Geräten verwenden.

titra hat zu diesem Zweck einen Timer eingebaut, der die Arbeitszeit auf Sekunden genau aufzeichnet. Um dieses Feature zu verwenden erfasst man seine Arbeitszeit im ‚Tag’ Reiter:

• Projektzeiterfassung: Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten pro Projekt eintragen, was es erleichtert, die Kosten eines Projekts zu berechnen und zu verfolgen.

Dies ist eine der Kern Funktionalitäten von titra, eine detaillierte Übersicht, aller Projekte an denen die Mitarbeiter*innen gerade arbeiten:

• Überstundenmanagement: Ermöglicht es Unternehmen, Überstunden automatisch zu erfassen und zu verwalten, was wiederum Zeit und Aufwand einspart.

Bei titra ist dies im ‘Arbeitszeit’ Ansicht möglich, hier werden Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeiten, Gesamtzeit, Normalarbeitszeit und Differenz (inklusive Überstunden) angezeigt:

Wann ist ein Unternehmen ein Kleinbetrieb?

Unter Kleinbetrieb versteht man kleine und mittelgroße Betriebe, abgekürzt KMB (in Deutschland und der Schweiz: KMU für Klein- und Mittelgroße Unternehmen). Für die Bezeichnung als Kleinbetrieb werden Obergrenzen an Mitarbeiter*innen, Umsätzen oder Bilanzsummen herangezogen. Kleinbetriebe können Kleingewerbetreibende, Personen- oder Kapitalgesellschaften sein, die Einordnung gilt unabhängig von der Gesellschaftsform.

Die WKO in Österreich definiert Unternehmen wie folgt:

Quelle: https://www.wko.at/service/zahlen-daten-fakten/KMU-definition.html

Projektzeiterfassung für kleine Unternehmen

Für den Erfolg eines Projektes ist eine gut durchdachte Projektzeiterfassung entscheidend. Eine einfache Weise der Projektzeiterfassung für kleine Unternehmen ist die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware wie titra. Der Verwaltungsaufwand ist sehr gering und die Mitarbeiter*innen können sich wichtigeren Dingen, als dem Eintragen der Arbeits- und Projektzeiten zuwenden.

Eine genaue Überwachung der Zeit, die für Projekte aufgewendet wird, hilft dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Arbeitsabläufe zu optimieren und entlastet Mitarbeiter*innen. Zudem hilft es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, um das Projekt innerhalb des Zeitrahmens und des Budgets abzuschließen.

Mit titra ist eine Auswertung der erfassten Daten per Knopfdruck möglich und spart den Mitarbeiter*innen Zeit. Ein exportieren der Daten als .xlsx oder .csv File ist leicht gemacht und eine Bildliche Darstellung als Pie- und Line-Chart ist ebenfalls ersichtlich.

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Ein Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems für kleine und mittlere Betriebe äußerst wichtig ist. Das Handschriftliche aufschreiben der Zeiten ist mühsam, umständlich, fehleranfällig und außerdem nicht mehr zeitgemäß. Digitale Zeiterfassungssysteme, wie titra, erlauben eine unkomplizierte und vor allem datenschutz- und gesetzeskonforme Erfassung der Arbeitszeiten.

Geforderte Nachweise wie Projektarbeitszeit, Gesamtauswertung, Arbeitsbeginn und Ende, sowie Pausen und Überstunden werden übersichtlich angezeigt und sind in unterschiedlichen Ansichten tabellarisch sowie grafisch einsehbar:

Durch die Einsicht in die Projektarbeitszeiten, können Arbeitsabläufe optimiert werden, um Deadlines einzuhalten und das Vorankommen von Projekten schnell und einfach zu kontrollieren.

Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst, von einem echtzeit Zeiterfassungssystem profitieren Kleinbetriebe, genau wie größere Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen.

Überzeugt? Hier können Sie titra unverzüglich kostenlos und unverbindlich testen.

Informationen zu allen derzeitigen Angeboten finden Sie auf unserer Homepage.