Manuel Wagner
ist Geschäftsführer von Cosh Consulting. Der Nürnberger IT Service Provider ist auf proaktive
IT-Lösungen für Unternehmen im gehobenen Mittelstand spezialisiert und unterstützt Kunden
mit Konzepten des Workplace as a Service: vom eigenen Online-Self-Service-Portal für HardwareKomponenten und mietbare IT-Arbeitsplätze über Service Desk, On-Premise-Server- und Storagesysteme bis hin zu Microsofts Hyperscaler Cloud Azure und den damit verbundenen Microsoft365-Produkten. Mit der im Januar 2020 gelaunchten „Workplace as a Service Enterprise“-Lösung bietet Cosh zudem einen Web-Konfigurator, der den Sales Funnel digitalisiert und vereinfacht: von der Standardisierung der Migrationsprozesse über die Auswahl der IT-Arbeitsplatzkomponenten wie PC, Bildschirme und Maus bis hin zur Implementierung und Inbetriebnahme des Arbeitsplatzes.

Die Auslagerung von IT-Prozessen ermöglicht Unternehmen, IT-Struktur und -Verwaltung zu managen, ohne selbst langwierige Abläufe etablieren zu müssen. Im Interview erläutert Manuel Wagner von Cosh Consulting, was ausgelagert werden kann, welche Vorteile das mit sich bringt und worauf man vor dem Outsourcing achten sollte. Interview: Diana Künstler

funkschau: IT-Einkaufsprozesse vereinfachen, Kosten für Betreuung und Wartung reduzieren, die interne IT-Abteilung entlasten: Vor diesen Herausforderungen stehen viele Unternehmen. Inwiefern kann gezieltes Outsourcing hierbei helfen?

Manuel Wagner: Effiziente und damit kostengünstige Prozesse werden vor allem dann erreicht, wenn eine hohe Standardisierung sowie wenig Verwaltungsaufwand bestehen. Dies setzt voraus, dass die Organisation entsprechend strukturiert und automatisiert ist. Ein IT-Outsourcing-Unternehmen ist darauf bedacht, diese Prozesse in Perfektion zu entwickeln und durchzuführen. Die Entwicklungszeit für derartige Prozesseffizienz, sowohl logisch als auch personell, kostet ein Unternehmen ein gewisses Investment. Durch Outsourcing kauft man sich diese Intelligenz direkt ein. Weiterhin muss beachtet werden, dass in vielen Fällen im Basis-IT Betrieb das nötige Personal nicht am Markt gefunden werden kann. Dies führt zu zusätzlichen Kosten durch vorerst benötigte Weiterqualifizierungen des Teams beziehungsweise der internen Mitarbeiter. Getrieben durch diesen Fachkräftemangel, konzentrieren sich interne IT-Abteilungen zunehmend auf die Applikationslandschaft und Schnittstellen, denn hier kann direkter Mehrwert für das Geschäftsfeld des Unternehmens generiert werden.

funkschau: Welche IT-Prozesse lassen sich überhaupt auslagern?

Manuel Wagner: Alle unter den Bereich der Basis-IT fallenden Routineprozesse eignen sich für Outsourcing. Neben klassischen Hardwareprozessen wie IMAC (Install, Move, Add, Change) können auch nutzerbasierte Prozesse ausgelagert werden. Im Workplace-Bereich sind das vor allem:

– Erstens der „Joiner-Prozess“, also das Onboarding von neuen Mitarbeitern. Hierunter fällt auch die Erstausstattung mit Hardware, Softwarelizenzen und Zugangsberechtigungen.

– Der „Mover-Prozess“ beschreibt den Wechsel innerhalb des Unternehmens. Damit werden Änderungen erforderlich, etwa bei Lizenzen oder der Vergabe von Zugangsberechtigungen. Meistens sind das Änderungen an Lizenzen und Zugangsberechtigungen.

– Am Ende der „Leaver-Prozess“. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, müssen Zugänge gesperrt oder gelöscht, Hardware zurückgenommen und Lizenzen gepoolt werden.

Neben diesen Prozessen lagern Unternehmen auch zunehmend Support Hotlines für genau definierte Services, wie zum Beispiel Hardwarebeschädigungen, aus. Dann übernimmt der Dienstleister die Abwicklung des Problems. Generell lassen sich fast alle „Commodity Services“ auslagern. Diese Services beschreiben Standard- oder Routinedienstleistungen, die häufig auch automatisiert ablaufen.

funkschau: Das Outsourcing wird ja oft als lästige Notwendigkeit angesehen. Wie sehen Sie das?

Manuel Wagner: Es liegt in der Natur von uns ITlern, möglichst alles selber machen zu wollen und dabei noch Geld zu sparen. Ich kenne das und manchmal funktioniert das ja auch. Der typische IT-Crack sieht außerdem die zusätzlichen Kosten, die durch Outsourcing entstehen, sowie eine mangelnde Qualität der Leistung. Tatsächlich liegt in dieser Befürchtung auch ein bisschen Wahrheit. Aber eben nur ein bisschen. Aus Managementperspektive betrachtet der IT-Crack eine Variable leider oft nicht. Nämlich sich selbst. Aus der Sicht des Unternehmens werden wesentlich mehr Faktoren als Kosten und Qualität eingebunden, um fundierte Entscheidungen über Outsourcing oder Insourcing herbeizuführen. Outsourcing ist eine strategische Managemententscheidung auf einen Planungshorizont von mindestens drei, wenn nicht sogar fünf Jahren. Nicht umsonst gibt es Unternehmensberatungen, die sich darauf spezialisiert haben, ein Sourcing-Leitbild für die Zukunft des Unternehmens zu entwickeln.

funkschau: Wie viel beziehungsweise was lässt sich denn nun konkret mit einem As-a-Service-Modell einsparen?

Manuel Wagner: Grundlegend lässt sich vor allem Zeit sparen. Die Eigenentwicklung von einem Workplace-as-a-Service-Modell wie dem unseren mit allen Bausteinen wie Kostenstellen, Servicekatalog, Produktmanagement, Einkaufsplattform und so weiter würde ein Unternehmen intern mindestens 2.000 Personentage nur für die Entwicklung kosten. Diesen Aufwand kann man einsparen, indem man direkt ein Best-Practice-Modell wählt und dieses implementiert. Dafür lässt sich bei einem Mittelständler mit 1.000 Arbeitsplätzen maximal fünf Prozent der vorgenannten Summe veranschlagen.

funkschau: Wie lange dauert in der Regel die Implementierung einer solchen Lösung? Wie schnell ist sie einsetzbar?

Manuel Wagner: Ein Commodity-Service-Outsourcing lohnt sich ab etwa 100 Arbeitsplätzen. Die Implementierungszeiten richten sich vor allem nach der Sourcing-Tiefe. Bei einer Prozesslandkarte mittlerer Güte kann man von etwa 100 Personentagen je 1.000 IT-Arbeitsplätzen ausgehen. Ab 5.000 User sind sicherlich weitere Skaleneffekte zu verzeichnen. Komplexitätsfaktoren im internationalen Umfeld kann man je nach Region hinzufügen. Europäische Länder sind mit dem Faktor 1,5 zu rechnen, im asiatischen Bereich ist es der Faktor 3.

funkschau: Welche Aspekte sollten Unternehmen in ihre Wahl der passenden mietbaren IT-Arbeitsplatzlösung einfließen lassen? Stichwort Bestandsermittlung, Datenschutz, Kostentransparenz, Ausfallsicherheit

Manuel Wagner: Ich denke, da haben Sie schon den Großteil der wichtigen genannt. Voranalysen und Workshops zur Bestandsermittlung, Workshops zum Zielbild, Datenschutz, regulatorische Anforderungen

– zum Beispiel KRITIS und BAIT (Anm. d. Red.: Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT) –, transparente Kostenabbildung, Risikobewertungen und so weiter. Ich gehe davon aus, dass in jedem Unternehmen die Prioritäten unterschiedlich liegen, auch wenn die Disziplinen immer die gleichen sind. Man sollte definitiv initial Zeit und Geld in Workshops mit den möglichen Service Providern investieren, denn hier zeigt sich meist, wo wirkliche Mehrwerte erreicht werden können.

funkschau: Cosh bietet seit Januar 2020 seine Workplace-as-a-Service-Enterprise-Lösung „My Workplace“ an. Wodurch zeichnet sich diese aus?

Manuel Wagner: Die Besonderheit bei uns ist, dass wir nicht nur die eigentlichen Outsourcing Dienstleistungen liefern, sondern auch eine Verwaltungsplattform dazu, die gemeinsam mit IT-Abteilungen und anderen Outsourcing-Dienstleistern entwickelt wurde. Wir können durch dieses Zusammenspiel circa 25 Prozent Kosten im Total Cost of Ownership einsparen. Die Webplattform übernimmt die gesamte Kommunikation zwischen den Endnutzern, der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und dem Outsourcing Provider. So können viele Verwaltungsprozesse hochautomatisiert und damit kosteneffizient durchlaufen. Ein Beispiel: Die IT-Abteilung entscheidet, dass im nächsten Quartal die Arbeitsplätze von der Fachabteilung HR durch neue ausgetauscht werden sollen. Der Projektverantwortliche für diesen Austausch erstellt in der Webplattform einen Migrationsauftrag und wählt die HR-Abteilung aus. Die Plattform informiert automatisch alle Mitarbeiter der Abteilung, dass sie sich neue Geräte aussuchen können und schickt einen Shop-Link mit. Haben die Mitarbeiter Ihre Auswahl getroffen, startet ein Freigabeprozess, der nach Erfolg die Bestellung beim Dienstleister/Outsourcer auslöst. Gleichzeitig informiert die Plattform vollautomatisch mehrere mit der Migration in Verbindung stehende Stakeholder wie die interne IT, indem dort ein Ticket eröffnet wird oder aber auch den Einkauf beziehungsweise das Einkaufssystem, dass eine neue Bestellung ausgelöst wurde. Die Besonderheit ist, dass man nicht wie bei vielen Business-Process-Automation-Plattformen (BPO) eine langwierige Implementierungszeit hat, sondern die Plattform die wichtigsten Prozesse direkt mitliefert. funkschau: Mit welchen Technologie-Partnern – sowohl software- als auch hardwareseitig – arbeiten Sie zusammen und warum? Wagner: Wir arbeiten hauptsächlich mit unserer eigenen Technologie. Seit vier Jahren entwickeln wir die Workplace-Enterprise Plattform, welche einen hohen Digitalisierungsgrad des Workplace-Managements ermöglicht. Bei Hardware arbeiten wir eng mit Lenovo, Apple, Samsung und anderen Weltmarktführern zusammen, da deren Portfolio international vorhanden ist und die Geräte für ihre Langlebigkeit und Verarbeitungsqualität bekannt sind.

funkschau: Cosh Consulting hat mit Berlin Hyp, einer Bank für Immobilien und Pfandbriefe, bereits ein IT-Lifecyclemanagement-Konzept umgesetzt. Was waren bei diesem Projekt die größten Herausforderungen? Und welche Learnings gab es daraus?

Manuel Wagner: Mit der Unterstützung durch Cosh Consulting konnten die IT-Fachabteilungen von Berlin Hyp Routineaufgaben auslagern und die eigene Digitalisierungsstrategie sowie die damit zusammenhängenden Projekte fokussieren. Die Herausforderung bestand vor allem darin, die bestehende Organisation durch die neuen Rollen der Mitarbeiter der Bank so zu transportieren und zu transferieren, dass die Endnutzer einen geschmeidigen Übergang wahrnehmen. Eines der wichtigsten Learnings war ein Positives: In der Zusammenarbeit mit Berlin Hyp hat sich noch einmal bestätigt, dass unser Workplace-Konzept mit seiner Flexibilität und Skalierbarkeit besonders gut bei größeren Unternehmen funktioniert. Auch mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden behält Berlin Hyp einen sauberen und strukturierten Überblick über alle ihre Workplace-Assets, während die Endnutzer von den schnellen Reaktionszeiten und den top ausgebildeten Supportmitarbeitern der Cosh profitieren.

Das Equipment, das im Homeoffice benötigt wird, entspricht zumeist der üblichen Ausstattung des Arbeitsplatzes im Büro. Neben den beliebten Notebooks zählen auch zusätzliche Monitore, Tastaturen und Mäuse zur klassischen Homeoffice-Ausstattung. Je nach Bedürfnissen der Arbeitnehmer empfiehlt es sich, auch weitere Ausgabegeräte wie Drucker zur Verfügung zu stellen. Trotz fortschreitender Digitalisierung können viele Unternehmen noch nicht vollständig auf gedruckte Büromaterialien verzichten.

Mitunter verfügt bereits ein Teil des Teams über Laptops anstelle von stationären PCs und kann somit schnell und flexibel in die Heimarbeit wechseln. Um weiterhin telefonisch erreichbar zu sein, setzen im Homeoffice viele auf Diensthandys und Headsets – so behalten Arbeitgeber die volle Kostenkontrolle und Mitarbeiter müssen ihre privaten Geräte nicht für betriebliche Gespräche nutzen. Für Mitarbeiter, die nun völlig neu Familien- und Berufsleben unter ein Dach bringen müssen, empfehlen sich Noise-Cancelling-Kopfhörer, um konzentrierter und ohne Hintergrundgeräusche arbeiten zu können.

Sämtliche periphere Eingabegeräte wie Tastaturen, Mäuse, Trackpad oder auch Grafik-Tablet und Ausgabegeräte wie Drucker und Monitore sind als betriebliche Ausstattung zu inventarisieren. Dies trifft selbstverständlich auch für die Homeoffice-Ausstattung zu.

Datenschutz im Homeoffice

Auch im Homeoffice ist das Thema Datenschutz nicht zu vernachlässigen. Wenn möglich sollten alle wichtigen Dokumente und Materialien, aber auch das Notebook, zum Feierabend hin weggeschlossen und vor neugierigen Blicken der Familienangehörigen geschützt werden. Es gelten nach wie vor die gesetzlichen und betrieblichen Datenschutzbestimmungen. Grundvoraussetzung für das problemlose Arbeiten von Zuhause stellt eine Internet-Breitbandverbindung dar, um sämtliche notwendige Webapplikationen nutzen zu können. Ohne diese sind ruckelfreie Videokonferenzen und Zoom-Meetings nicht möglich. Ebenso sollte eine sichere Internetverbindung via VPN vorhanden sein, um auch vom heimischen Arbeitsplatz aus sicher auf das interne Firmennetz und benötigte Daten zugreifen zu können. Darüber hinaus sollte für den sicheren E-Mail-Verkehr eine TSL-Verschlüsselung heutzutage Standard sein.

Den Arbeitsalltag mit der notwendigen Software organisieren

Die plötzliche Umstellung vom täglichen Büroalltag auf die Heimarbeit fällt einigen Beschäftigen oftmals schwer, insbesondere wenn das Prinzip Homeoffice komplett neu für das Unternehmen ist. Die Kaffeepause mit den Kollegen zwischen den Meetings oder eine kurze Absprache im Flur – die üblichen Kommunikationswege müssen im Homeoffice angepasst werden. Hierbei helfen verschiedene Tools und Softwares. Mit Slack, Zoom und Microsoft Teams beispielsweise lassen sich Aufgaben und Meetings innerhalb des Teams problemlos und einfach organisieren. Bei der Auswahl gilt es, die verschiedenen Software-Anbieter und Tools hinsichtlich der eigenen betrieblichen Anforderungen auszuwählen. Diese können natürlich nicht die soziale Interaktion und den persönlichen Austausch an der Kaffeemaschine ersetzen, ermöglichen es den Kollegen jedoch trotz Entfernung, effizient zusammen zu arbeiten.

Arbeiten im Homeoffice? Nicht am Küchentisch!

Neben der benötigten Hardware und Software spielen im Homeoffice auch die richtigen Möbel eine entscheidende Rolle. Während aufgrund der schnellen Umstellung durch das Corona-Virus derzeit viele Arbeitnehmer am heimischen Esstisch oder dem Küchentisch arbeiten müssen, sollte das Homeoffice idealerweise und unter Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmung mit den richtigen Arbeitsmöbeln ausgestattet sein.

Das Homeoffice sollte – sofern möglich – ein eigenes Zimmer innerhalb der Wohnung oder des Hauses bekommen. So lässt sich eine räumliche und psychologische Trennung von Arbeits- und Privatleben vornehmen und sorgt für einen Abschluss des Arbeitstages zum Feierabend. Gleichzeitig werden die Ablenkungsmöglichkeiten so minimiert. Steht kein eigener Raum für die Heimarbeit zur Verfügung, so sollte dennoch darauf geachtet werden, dass der Arbeitsplatz sich nicht im Schlafzimmer oder am Küchentisch befindet. Ein Raumtrenner kann hier Abhilfe schaffen. Andernfalls empfiehlt sich eine ruhige Ecke im Wohnzimmer.

Zum optimalen Arbeitsplatz gehören auch im Homeoffice ein Schreibtisch und ein ergonomischer Stuhl. Für die richtige Sitzposition und Rückengesundheit sind höhenverstellbare Stühle Pflicht, aber auch ein verstellbarer Schreibtisch ist sinnvoll. Steht der Schreibtisch dann seitlich zum Fenster, ist für einen optimalen Einfall des Tageslichts gesorgt, ohne dass das Licht auf dem Bildschirm zu stark reflektiert oder einfällt.

Erhöhte Nachfrage bei IT-Anbietern und Systemhäusern

Der rapide und vermehrte Umschwung auf Heimarbeitslösungen führt zu einer erhöhten Nachfrage bei vielzähligen Systemhäusern und Anbietern von IT-Lösungen, die Unternehmen und Arbeitgeber bei der Beschaffung der benötigten Technologie unterstützen. Auch der Elektronik-Einzelhandel und viele Telekommunikationsanbieter werben mit Sonderangeboten für Homeoffice-Lösungen. Gleichzeitig steigt auch die Nachfrage nach generalüberholten und neuwertig-gebrauchten Geräten. Obwohl technologisch bereits nicht mehr auf dem neuesten Stand, können viele Geräte noch für die notwendigen Arbeiten eingesetzt werden. Leider kommt es aktuell aufgrund hoher Nachfrage bei vielen Anbietern zu Lieferengpässen und Wartezeiten.

Ein Austausch der Büroausstattung auf mobile und moderne Elektronik ist auch außerhalb der Krisenzeiten sinnvoll – unabhängig davon, ob die Mitarbeiter bereits im Homeoffice arbeiten oder nicht. Dabei sollte stets die Leistungsfähigkeit der Geräte im Fokus stehen; auch wenn ältere PCs und Notebooks ihren Dienst noch tun, so sind sie doch anfälliger für Schäden und Ausfälle und kosten letztlich viel Zeit, Nerven und Geld.

Immer die neueste Technologie: Elektronik-Leasing und -Vermietung

Bei einer notwendigen Neubeschaffung der elektronischen Geräte wird es schnell teuer; moderne Technologien und effiziente Hardware haben ihren Preis. Hierfür bieten immer mehr Anbieter im Bereich des IT-Leasings und -Rentings passgenaue und liquiditätsschonende Lösungen, um Unternehmen verschiedener Größen mit den benötigten Elektronik-Geräten auszustatten. Somit können Unternehmen sicherstellen, dass veraltete IT regelmäßig ausgetauscht wird. Anbieter wie Grover oder Black Rental verfügen über ein großes Angebot an mobilen und stationären elektronischen Geräten, die bei Bedarf für einen Zeitraum gemietet werden können.

Optimaler Versicherungsschutz für die Homeoffice-Ausstattung

Der stetige technische Fortschritt überholt jedoch den Stand vieler elektronischer Geräte und macht somit Laptop, Telefonanlagen und weitere Elektronik anfällig für Schäden, die oft hohe Reparatur- oder Neuanschaffungskosten zur Folge haben. Gerade der heimische Arbeitsplatz birgt einige Gefahrenquellen – ob die umgestoßene Kaffeetasse oder der stürmische Hund, der vor Freude über das Herrchen im Haus den neuen Laptop samt angeschlossenem Monitor vom provisorischen Schreibtisch zieht. Eine umfassende Elektronikversicherung schützt sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber vor den finanziellen Folgen eines Schadens.

Flexibles Versicherungspaket für Leasing- und Renting-Anbieter

Das Rostocker InsurTech hepster arbeitet bereits mit etablierten Anbietern in den Bereichen IT-Leasing und -Vermietung zusammen und hat seine leistungsstarke Elektronik-Versicherung unter anderem in die Angebote des Systemhauses my Workplace und der Elektronik-Vermietung von Black Rental integriert.

Als Leasing-Anbieter bietet my Workplace (shop.the-workplace.de) nicht nur vereinzelte elektronische Geräte, sondern ebenfalls vollwertige Workplace as a Service-Lösungen im Rahmen eines Leasing-Vertrags, um Unternehmen umfassend mit der benötigten IT auszustatten. Der Versicherungsschutz von hepster ist dabei für jeden geleasten Laptop von The Workplace inkludiert und sichert die gewerbliche Nutzung des Laptops während der gesamten Leasing-Laufzeit ab.

hepster bietet nicht nur seinen Kooperationspartnern aus der Leasingbranche ein flexibles Versicherungspaket, welches eine Vielzahl an elektronischen Geräten schützt. Hierbei wird unterschieden in mobile elektronische Geräte, stationäre Elektronik sowie elektronische Großgeräte. Leasing- und Renting-Anbieter sind so vor den hohen Kosten einer Reparatur oder Neunanschaffung, die in Folge von Beschädigung, Zerstörung oder – optional – Diebstahl geschützt. Abgesichert sind unter anderem Sturz-, Bruch-, Brand- und Flüssigkeitsschäden sowie Schäden, die durch Bedienungsfehler oder elektrische Kurzschlüsse entstehen. So können IT-Dienstleister die Serviceleistungen für Kunden erweitern und die Versicherung als zusätzliches Angebot ohne Mehraufwand integrieren.

Neben dem klassischen Leasing lassen sich elektronische Geräte für Homeoffice und Büro auch durch Anbieter wie Black Rental (www.blackrental.de) mieten. Gerade in der aktuellen Situation weist IT-Renting einige Vorteile auf, da sich die Laufzeit für die benötigte Homeoffice-Elektronik flexibler gestalten lässt als bei einem Leasing-Vertrag. So ermöglicht es Black Rental seinen privaten und gewerblichen Kunden sowohl mobile als auch stationäre Elektronik für einen festen Zeitraum zu mieten. Die hepster Elektronik-Versicherung inklusive Diebstahlschutz kann optional für Handys und Tablets, aber auch für weitere Geräte wie Laptop, PC, Beamer und Drucker dazugebucht werden.

Homeoffice als zukunftsfähiges Arbeitsmodell?

Die Corona-Krise hat Deutschland aktuell fest im Griff. Trotz der großen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderung birgt die Krise ebenfalls die Chance die Arbeitskultur langfristig zu beeinflussen und die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schneller voranzutreiben. Das Homeoffice kann seinen nachhaltigen Teil dazu beitragen.

Homeoffice kann zu einer gesteigerten Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen. Das Gefühl der freien Zeiteinteilung und des heimischen Umfelds können somit positive Auswirkungen haben. Gleichzeitig müssen sich Unternehmen bereits jetzt die Frage stellen, wie es nach der Corona-Krise weitergehen soll – sollen alle Mitarbeiter ihren regelmäßigen Arbeitsplatz wieder ins Büro verlegen oder wird das Homeoffice sich langfristig und nachhaltig etablieren?

Anforderungen einfach abbilden

„Wir suchten schon lange nach einer flexiblen Lösung, die uns bei unseren IT-Prozessen und -Einkäufen entlastet und individuell auf unsere Wünsche zugeschnitten ist“, verrät Alexander Immel, Bereichsleiter IT bei Luxhaus. Bereits seit drei Jahren vertraut Luxhaus bei IT-Fragen dem Systemhaus Cosh Consulting. Dessen Tochterfirma My Workplace ist auf die Implementierung von Workplace-as-a-Service-Lösungen (WaaS) spezialisiert und bietet ein individuell skalierbares Konzept für Mietmodelle sowie die Auslagerung und Vereinfachung von IT-Prozessen in mittelständischen Unternehmen und Konzernen.

Die neue WaaS-Lösung war schnell gesucht und gefunden: Mit ihr profitiert Luxhaus von einem intuitiven Web-Konfigurator mit Onlineshop-Funktionalität, der den kompletten IT-Lifecycle digitalisiert und mit standardisierten Migrationsprozessen vereinfacht. Die Plattform führt Einkauf, Verwaltung und Support zusammen. „Durch die Enterprise-Plattform muss ich kein internes Bestellwesen mehr betreiben“, erklärt Immel. „Auf der Plattform finde ich genau die Geräte, die zu unseren Anforderungen passen.“ Mit wenigen Klicks werden Komponenten wie PC, Bildschirm, Maus etc. ausgewählt und auf einem übersichtlichen Dashboard dargestellt.

„Wir freuen uns sehr über die Verleihung des Digital Champions Awards, der die zunehmende Rolle unserer Lösungen für die Digitalisierung in Unternehmen bestätigt“, erklärt Manuel Wagner, Geschäftsführer von my Workplace. „Seit über zehn Jahren entwickeln wir gemeinsam mit unserer Mutterfirma CosH Consulting innovative IT-Konzepte und Komplettlösungen, die die internen Prozesse in IT-Abteilungen optimieren und so die Digitalisierung im Mittelstand vorantreiben“, so Wagner weiter. Ob für die Erschließung neuer Märkte, die Optimierung von Geschäftsprozessen, die Veredelung von Produkten und die Steigerung seiner Effizienz: Durch IT-Outsourcing wie mit Workplace-as-a-Service-Lösungen schafft der Mittelstand Gestaltungsräume für die Transformation und Digitalisierung der deutschen Wirtschaft.

Maßgeschneidertes Equipment auf Knopfdruck

Der Workplace as a Service (WaaS) richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen des Mitarbeiters, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Manchen Nutzern reicht ein Laptop mit den gängigen Office-Programmen. Diese Basis-Ausstattung kann durch Hardware wie Maus, Bildschirm und Tastatur ebenso erweitert werden wie durch zusätzliche Software. Eine Enterprise-Lösung mit nutzerorientiertem Webkonfigurator sowie transparentem Kostenkalkulator kann z.B. den gesamten Auswahl- und Bestellvorgang digitalisieren und Abläufe mit standardisierten Migrationsprozessen vereinfachen. Kunden müssen mit nur wenigen Klicks ihre Ausstattung gestalten und sind in kürzester Zeit einsatzbereit.

Volle Kostentransparenz und Datensicherheit

In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Entlastung des IT-Teams das Hauptargument, um Routineaufgaben auszulagern. Dazu kommen die in der beschleunigten Businesswelt nötige Flexibilität sowie Transparenz bei den Ausgaben. Die My Workplace GmbH, Anbieter für mietbare WaaS-Lösungen, hat festgestellt, dass Entscheider ein Einsparpotenzial identifizieren, Downtime minimieren und aussagekräftige Daten nutzen wollen. Ein intuitives Dashboard für alle PC-Arbeitsplätze mit Reporting- und Analysefunktionen ist dabei hilfreich.

Mietbare IT-Arbeitsplätze gibt es branchenunabhängig für Freiberufler, Start-ups, Mittelständler oder Konzerne. Besonders geeignet ist das Modell für Unternehmen, die mit Managed Services die Verantwortung verlagern, um sich ganz auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Je mehr ausgelagert ist, desto geringer sind die Anforderungen an die eigene IT-Mannschaft.

Seriöse Angebote gewährleisten Datenschutz und -sicherheit mit DSGVO-konformer Verschlüsselung, regelmäßigen Back-ups und integrierter Rechenzentrumslösung, idealerweise in Deutschland. Auch VPN-Verbindungen können vorkonfiguriert werden

Reibungslose Implementierung

Manche Dienstleister agieren unabhängig, andere kooperieren mit großen Herstellern. Der Umfang der Leistung variiert von der bloßen Bereitstellung der Hard- und Software bis zu Full-Service-Angeboten, inklusive Hosting und Managed Services. Die Auswahl des passenden Anbieters ist entscheidend für die reibungslose Implementierung und Nutzung eines Mietmodells.

Laptop, Maus und Co. nach den individuellen Bedürfnissen zusammenstellen, die benötigten Software-Programme auswählen und Bereitstellung sowie Hosting und Support gleich miteinkaufen: Diesen Rundum-Service bietet die Nürnberger my Workplace GmbH. Das Unternehmen ist spezialisiert auf den mietbaren, modular konfigurierbaren Workplace as a Service (WaaS) und überzeugt Kunden mit einer flexiblen, mietbaren IT-Arbeitsplatzlösung, die bereits 48 Stunden nach der Bestellung im Unternehmen oder im Home-Office einsatzbereit ist. Das Produktportfolio des WaaS-Entwicklers richtet sich an verschiedene Unternehmensgrößen: mit dem kleinen All-in-one digital Workplace Paket für kleine bis mittlere Unternehmen oder der Workplace Enterprise Lösung für Konzerne und Mittelständler ab 100 Mitarbeitern.

Standardaufgaben der IT outsourcen, um Freiräume zu schaffen

„Eigentlich sollen sich IT-Spezialisten in Konzernen und mittelständischen Unternehmen auf strategische Aufgaben wie die Digitalisierung des Geschäftsmodells konzentrieren. Im Alltag werden sie jedoch oft für Routinetätigkeiten wie das Lifecyclemanagement von Hardware oder die aufwendige Client-Verwaltung beansprucht“, erklärt Manuel Wagner, CEO der my Workplace GmbH. „Mit unserem WaaS-Konzept können die IT-Experten ihre Standardaufgaben nicht nur outsourcen und Freiraum für die weitere Digitalisierung in ihrem Unternehmen schaffen, sondern auch mehrere neue IT-Arbeitsplätze schnell und bequem zur Verfügung stellen und Kosten einsparen“.

In der Firma oder Zuhause: auf Knopfdruck zum individuellen Arbeitsplatz

Die neue Workplace Enterprise Lösung der my Workplace GmbH umfasst einen intuitiven Webkonfigurator, der den kompletten Sales Funnel digitalisiert und mit standardisierten Migrationsprozessen entscheidend vereinfacht. Mit wenigen Klicks wählen Kunden die IT-Arbeitsplatzkomponenten wie PC, Bildschirm, Maus etc. aus, anschließend wird der Workplace binnen 48 Stunden implementiert und in Betrieb genommen. „Mit der my Workplace Enterprise Lösung konnten wir unseren Mitarbeitern die vollständige Einrichtung eines Heim-Arbeitsplatzes und somit die Umstellung aufs Home-Office schnell ermöglichen, und das ganz ohne Einschränkungen und Produktivitätsverlust der Kollegen“, erklärt ein Sprecher des Instituts für Verhaltenstherapie, Verhaltensmedizin und Sexuologie (IVS). Neben der Bereitstellung der Hard- und Software übernimmt my Workplace auch die Integration der Email-Adressen des Arbeitnehmers sowie die Einrichtung der VPN Verbindung, mit der alle Dienste des beruflichen Netzwerks von Zuhause oder unterwegs genutzt werden können.

Volle Transparenz für mehr Kosteneffizienz

In der Workplace Enterprise Lösung haben Entscheider auf einem intuitiven Dashboard stets alle PC-Arbeitsplätze und deren einzelne Komponenten im Blick. So können sie dank umfassender Reporting- und Analysefunktionen Einsparpotential identifizieren, Downtime minimieren und fundierte Entscheidungen treffen. „Vor allem die übersichtliche Dashboard-Ansicht und die leichte Handhabung hat uns dabei geholfen, das richtige IT-Paket für unsere Mitarbeiter zusammenzustellen“, so der Sprecher des IVS weiter. „Außerdem schätzen wir die kompetente Beratung des my Workplace IT-Support.“

Datensicherheit im Fokus

„Unser Ziel ist es, unseren Kunden nicht nur einen fertig konfigurierten IT-Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, sondern auch die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten“, erklärt Eduard Horn, Marketingleiter der my Workplace GmbH. Deshalb bietet my Workplace zusätzlich zur Einrichtung des Softwarepakets eine Rechenzentrumslösung als Teil des mietbaren IT-Arbeitsplatzes an. „Gemäß der DSGVO werden alle Daten unserer Kunden täglich verschlüsselt und in unserem Rechenzentrum in Deutschland gesichert. Bei einem Ausfall oder im Schadenfall sind diese in kurzer Zeit wiederherstellbar.“

Die my Workplace GmbH aus Nürnberg ist Experte für den mietbaren, modular konfigurierbaren Workplace as a Service (WaaS). Kunden stellen sich dabei ganz nach ihren individuellen Bedürfnissen ein Allroundpaket aus Hardware, Software, Cloud Services und Support zusammen. Mit ihrem technischen Know-How überzeugte die my Workplace GmbH bereits renommierte Unternehmen und konnte u.a. die Telekom Deutschland, Viking / Office Depot und Cisco als Partner gewinnen. Das Produktportfolio richtet sich an verschiedene Unternehmensgrößen: Vom kleinen All-in-one digital Workplace Paket für kleine bis mittlere Unternehmen bis hin zur Workplace Enterprise Lösung für Konzerne und Mittelständler ab 100 Mitarbeitern

Wirklich neu ist das Thema nicht, wurde es doch bereits in der jüngeren Vergangenheit mehr oder minder erfolgreich angewandt, aber erst in den letzten Jahren haben die dafür notwendigen Technologien und die benötigte Internet-Bandbreite beachtliche Fortschritte gemacht, sodass in entsprechend ausgestatteten Ländern für gewisse Arbeitsgruppen ein wirklich komfortables Arbeiten von Zuhause aus keine Utopie mehr ist.

Klassische Tools wie die gesicherte VPN-Verbindung oder ein eigenes Firmen-Login-Portal (z. B. via Citrix) sind nach wie vor die meistgenutzte Businesswahl, aber auch andere Kollaborationstools wie z. B. Microsoft Skype for Business oder dessen Nachfolger “Teams” bieten entsprechende Möglichkeiten für Gruppenarbeit im Firmen- oder Privatbereich an.

Da aber teilweise kleine und mittlere Unternehmen mit der entsprechenden Vorbereitung oder Infrastruktur überfordert sind oder sich diese gar nicht selbst leisten können, haben einige Findige hier bereits Morgenluft gewittert, sodass neben den ganz Grossen wie Microsoft oder DELL nun auch kleinere „WaaS-Workplace-as-a-Service“-Anbieter erscheinen. (z. B. „my Workplace GmbH“ aus Nürnberg).

Eine, wenn auch eingeschränkte, Alternative für den (geschäftlichen) Datenaustausch sind die im Firmengebrauch eher verpönten Instant-Messaging-Dienste, allen voran der Klassiker “WhatsApp” (der noch parallel als Businessversion und mittlerweile auch als Webversion zur Verfügung steht), oder kostenpflichtige Newcomer wie zum Beispiel “Zoom”, die online die Gruppenzusammenarbeit sowie einen (geschäftlichen) Datenaustausch und dessen Bearbeitung so einfach wie noch nie machen. Nicht zu vergessen ist Google Docs, im Zusammenspiel mit Google Drives, das mit einem entsprechenden G-Suite-Geschäfts-Account ebenfalls für die erfolgreiche Onlinekollaboration verwendet werden kann.

Mit all den technologischen Möglichkeiten darf man aber nicht vergessen, dass bei der aktuellen und vermutlich auch zukünftig häufigeren und grossflächigeren Verwendung dieser Arbeitsmethodik ein gewisses Umdenken bezüglich des Arbeitsrechts in Betracht gezogen werden muss!

Zum anderen entstehen derzeit auch verstärkt zusätzliche (neue) Gefahren (z B. offen zugängliche Outlook-Mailboxen oder verstärktes Aufkommen von Corona-Phishing- und -Malware-Mails, erhöhte Social-Engineering-Attacken wie SCAM-Anrufe usw.), denen Unternehmen mit allfällig bestehenden Security-Richtlinien und den nachfolgend aufgelisteten Massnahmen entgegentreten müssen:

• Die Mitarbeitenden auf diese Probleme mittels verbaler und schriftlicher Information aufmerksam machen (Awareness) und nach Möglichkeit zusätzlich die Anzahl von Online-Videoschulungen erhöhen
• Zwingende Zweifaktor-Authentifizierung, bevorzugt mit Handy-App, beim Firmen-Login (SMS ist unsicher)
• Verstärkter Passwort-Schutz (neue und längere Passwörter erstellen, evtl. Passwortmanager verwenden)
• Verpflichtende Kontrollanrufe oder Nachfragen bei ungewöhnlichen E-Mail-Inhalten oder Forderungen
• Geeignete und aktualisierte Notfallpläne für Cyber-Attacken
• Erhöhtes Monitoring und Wachsamkeit der jeweils zuständigen IT, sofern diese für die aktuelle Sicherheitskrise überhaupt gewappnet ist

Alle genannten Tools haben ihre Vor- und Nachteile, allerdings ist erst in den letzten Jahren das Angebot der ISP- und TSP-Provider sowie der Ausbau der entsprechenden Infrastrukturen (z. B. grossflächige Glasfaseranbindung bis ins Haus, 5G-Mobilfunk) rasant fortgeschritten, sodass, wie oben bereits erwähnt, zumindest in entsprechend fortschrittlichen Ländern die Verbindungs- und Datentransfergeschwindigkeit kein Thema mehr sind.

Die Corona-Pandemie zeigt allerdings deutlich, dass sowohl die Anbieter der genannten Methoden und Dienste als auch die ISPs und TSPs ihre interne Infrastruktur rechtzeitig anpassen, optimieren und erweitern müssen, um für einen derartigen zukünftigen Ansturm gewappnet zu sein.

Den eines ist sicher: Die nächste Pandemie kommt bestimmt!